○湖西市文書規程

昭和59年3月31日

規程第2号

目次

第1章 総則(第1条―第10条)

第2章 方式(第10条の2―第13条の3)

第3章 収受及び配布(第14条―第22条)

第4章 処理(第23条・第24条)

第5章 起案及び回議(第25条―第32条)

第6章 決裁(第33条・第34条)

第7章 施行(第35条―第42条の3)

第8章 保管、保存及び廃棄(第43条―第49条)

第9章 補則(第50条・第51条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、文書事務について必要な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。

(平12規程4・全改、平15規程6・一部改正)

(用語の意義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 市の職員が職務上作成し、若しくは取得した書類、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、市の職員が組織的に用いるものとして保有しているもの(以下「公文書」という。)又は保有する過程にあるものをいう。

(2) 起案 事案の処理について決裁を受けるための原案を作成することをいう。

(3) 回議 決裁を受けるため、起案をした文書(以下「回議書」という。)を回覧することをいう。

(4) 合議 回議書が複数の部(部に準ずるものを含む。以下同じ。)又は課(課に準ずるものを含む。以下同じ。)に関係するとき、関係部又は関係課に回議をすることをいう。

(5) 決裁 市の意思を決定する権限を有する者が、事案の処理について最終的にその意思決定をすることをいう。

(6) 電子署名 電子計算機による情報の処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(7) LGWAN文書 総合行政ネットワーク(以下「LGWAN」という。)の電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される電子文書をいう。

(8) LGWANメール LGWANを経由して送信され、又は受信される電子文書で、電子署名が付与されないものをいう。

(9) 電子メール 市がその機関内で運用するローカルエリアネットワーク若しくはイントラネット又はインターネット(以下「庁内LAN等」という。)を経由して受信され、又は送信される電子文書をいう。

(昭59規程17・昭63規程1・平5規程2・平6規程1・平12規程4・平13規程6・平14規程5・平16規程2・一部改正)

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に整理して事務の効率的な運営を確保するように努め、処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。

(平12規程4・平14規程5・一部改正)

(文書の統制)

第4条 文書の統制は、総務部総務課(以下「総務課」という。)で行う。

(総務課長の職務)

第5条 総務課長は、文書事務を総括するとともに、市に到達した文書(以下「到達文書」という。)の収受及び配布並びに文書発送の事務を掌理する。

2 総務課長は、各課及び各出先機関(課に属する組織で当該組織の長が決裁の権限を有するものをいう。以下同じ。)の文書事務の処理状況に関して随時調査し、処理方法の改善について、必要な指導又は勧告をすることができる。

(平12規程4・平14規程5・一部改正)

(係長以上の職務)

第6条 課長(課に準ずるものの長を含む。以下同じ。)は、課における文書事務について、迅速かつ適正に処理するよう職員を指導監督しなければならない。

2 課長代理(課長代理に準ずる者を含む。以下同じ。)、主幹(主幹に準ずる者を含む。以下同じ。)及び係長は、課長の指導を受けて、所掌する事務に関する文書の処理状況を明らかにし、事務処理の推進に努めなければならない。

(昭59規程17・平12規程4・平13規程6・平14規程5・平18規程5・一部改正)

(文書管理員及び文書取扱員)

第7条 課に文書管理員及び文書取扱員を置く。

2 文書管理員は、課長がこれにあたる。

3 文書取扱員は、課の職員の中から課長が指名する。

4 課長は、文書取扱員を指名し、又は変更したときは、総務課長に通知しなければならない。

(平12規程4・平14規程5・一部改正)

(文書管理員等の職務)

第8条 文書管理員は、上司の命を受けて、課における次に掲げる文書事務を処理し、その適正な管理及び運営に努めなければならない。

(1) 文書の審査に関すること。

(2) 文書の受理に関すること。

(3) 文書事務処理状況の調査及び処理の促進に関すること。

(4) 文書の整理保管、保存、廃棄及び引継ぎに関すること。

(5) その他文書の管理及び取扱いに関し必要なこと。

2 出先機関の長は、出先機関に関する文書で軽易なものについて、前項各号の文書事務を文書管理員に代わって処理することができる。

3 文書取扱員は、文書管理員又は出先機関の長の指示を受けて、次の各号に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の送達及び配布に関すること。

(2) LGWAN文書の送信並びにLGWANメール及び電子メール(以下「電子メール等」という。)の受信に関すること。

(3) その他文書取扱いについて必要なこと。

(平12規程4・平13規程6・平14規程5・平16規程2・一部改正)

(文書の種類)

第9条 文書は、法規文書、令達文書及び一般文書に区分する。

2 法規文書は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条に基づき制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条に基づき制定するもの

3 令達文書は、次のとおりとする。

(1) 告示 管内一般又は一部に公表するもの(法規文書及び次号の規程に公布文を付したものを含む。)

(2) 規程 職員又は下級の行政機関に対する職務執行上の基本的事項に関する命令であって、公表する必要があるもの

(3) 訓令 前号の命令であって、公表する必要がないもの

(4) 達 所属庁、団体、個人等に対し命令するもの

(5) 指令 所属庁、団体、個人等からの申請、願等に対し処分の意思を表示するもの

4 一般文書は、法規文書及び令達文書(以下「法規文書等」という。)以外の文書とする。

(平14規程5・平22規程3・令4規程1・一部改正)

(例規及び例規集への掲載)

第9条の2 法規文書及び令達文書のうち法規文書に準じた形式を備えた文書(以下これらを「例規」という。)は、湖西市例規集に掲載するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、当該例規が影響を与える者が一部の少数の者に限定されるとき、当該例規の施行期間が短期間であるとき等湖西市例規集に掲載する意義が得られないと主管課長及び総務課長が認めるときは、当該例規を湖西市例規集に掲載しないことができる。(当該例規が条例、規則及び規程である場合を除く。)

(令4規程1・追加)

(例規審査)

第9条の3 例規の制定又は改廃をするときは、総務課及び例規審査委員会(湖西市例規審査委員会規程(平成26年湖西市規程第1号)第1条の湖西市例規審査委員会をいう。次項において同じ。)による審査を行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、前条第2項の規定により湖西市例規集に掲載しない例規の制定又は改廃をするときは、例規審査委員会による審査を省くことができる。

(令4規程1・追加)

(文書の処理年度)

第10条 文書処理の年度は、別に定めるものを除き、法規文書等にあっては1月1日から12月31日まで、一般文書にあっては4月1日から3月31日までとする。ただし、一般文書のうち特に総務課長が必要があると認めるものは、1月1日から12月31日までとすることができる。

(平12規程4・平14規程5・一部改正)

第2章 方式

(平14規程5・章名追加)

(表記、用語、文書の在り方等)

第10条の2 文書(作成する文書をいう。以下この章において同じ。)に用いる表記、用語、文章の在り方等は、公用文作成の考え方(文化審議会建議)による。

(平14規程5・追加、令4規程1・一部改正)

(文書記号及び番号)

第11条 文書には、記号及び番号をつけなければならない。ただし、辞令、公告、賞状その他主管課長が記号及び番号を付けることが適当でないと認める文書については、この限りでない。

2 一般文書の記号は、別表第1に定めるとおりとする。

3 法規文書等の記号は、その区分の上に市名を冠するものとする。

4 一般文書の番号は、課ごとに年を通じて一連番号とする。ただし、必要に応じて、同一事件に属する文書は、枝番号を用い、「の1」、「の2」とすることができるものとする。

5 法規文書等の番号は、文書の種別ごとにそれぞれ年を通じて一連番号とする。

6 第1項第2項及び第4項の規定にかかわらず、一般文書で市の内部で用いるもの(以下「庁内文書」という。)については「事務連絡」とし、その他の一般文書のうち往復文書(照会、回答その他の市が他の官公庁、団体、私人その他特定の相手に対しある一定の事項について何らかの意思表示をする場合に発する文書をいい、通知、報告その他の往復の形をとらないものを含む。以下同じ。)で軽易なものについては番号に代えて「号外」とすることができる。

(平12規程4・平14規程5・令4規程1・一部改正)

(文書の記名)

第12条 市から発する文書の発信者名は、市長名(地方自治法第152条又は第153条の規定により職務代理又は臨時代理が行われる場合にあっては、職務代理者名又は臨時代理者名)とする。ただし、軽易なものについては、副市長名、部長名若しくは課長等名又は市役所名、部名若しくは課名を用いることができる。

(平12規程4・平13規程6・平14規程5・平19規程3・一部改正)

(文書の日付)

第13条 文書の日付は、当該文書の施行の日とする。

(平14規程5・一部改正)

(条例及び往復文書の配字及び書式)

第13条の2 条例の配字及び書式は、別表第2によるものとする。

2 前項の規定は、規則、規定並びに規定形式を用いる告示及び訓令において準用する。この場合において、別表第2中「条例」とあるのは、それぞれ「規則」、「規程」、「告示」又は「訓令」と読み替えるものとする。

3 往復文書の配字及び書式は、別表第3によるものとする。ただし、これにより難いと主管課長が認めるものについては、この限りでない。

(平14規程5・追加、令4規程1・一部改正)

(用紙等)

第13条の3 用紙は、日本産業規格A列4番のものとし、これを縦長に用いるものとする。ただし、別に規格の定めがあるもの、これにより難いと主管課長が認めるもの及び送付状等簡易なものについては、この限りでない。

2 文書のとじ方は、原則として左とじとする。

(平14規程5・追加、令元規程3・一部改正)

第3章 収受及び配布

(平14規程5・改称)

(到達文書の処理)

第14条 到達文書は、すべて総務課において収受する。

2 前項の文書中に市で受領すべきでないものがあるときは、ただちに返却、転送その他必要な措置をとらなければならない。

3 第1項の文書中に料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発送されたもの又は総務課長が必要があると認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払い収受することができる。

(平14規程5・平15規程1・一部改正)

(総務課の手続)

第15条 収受した文書は、総務課で次により配布しなければならない。

(1) 普通文書は、直ちにその文書をあて先の課の配布箱へ入れること。

(2) 書留郵便物は、書留郵便交付簿(様式第2号)に記載したのち、主管課の文書取扱員に受領印を押させて、その者に手渡すこと。

(3) 電報は、電報交付簿(様式第3号)に記載したのち、前号の例による。

(4) 現金、金券又は有価証券を添えてある文書は、その欄外に現金添付、金券添付又は有価証券添付の表示をし、第1号の手続きをとり、現金、金券又は有価証券は、金券等送付簿(様式第4号)に記載して主管課の文書取扱員に交付し、受領印を徴すること。

(5) 前各号に掲げる文書で、配布すべき課がわからないときは、文書を開封し配布すべき課を判定し、当該各号に定める手続をとること。

2 収受した文書に係る事務の主管課が不明のときは、その文書に係る事務の主管すべき課を総務課長が決定するものとする。

3 前項の規定により、主管すべき課を決定したときは、総務課長は、文書管理員に通報するものとする。

(平12規程4・平13規程6・平14規程5・一部改正)

(個人あて文書の処理)

第16条 個人あての文書でそのあて先人の所属課が明りょうなものは、その者の属する課の配布箱へ入れなければならない。

2 前項の規定により配布を受けた個人は、その文書が公務に関するものであるときは、速やかに第23条及び第24条の規定による手続をとらなければならない。

(平14規程5・平16規程2・一部改正)

(総務課以外で受領した文書の取扱い)

第17条 職員が出張先等で直接受け取った文書又は各課で直接受領した文書は、速やかに総務課に回付し、第15条の規定による手続きをとらなければならない。

2 定例的若しくは慣例的な届出、申請書等又は一定帳票により直接主管課に提出された文書及び各課で直接受領した文書で当該課が主管課であることが明りょうであるものは、前項の規定にかかわらず主管課で直接収受することができる。

(平12規程4・平13規程6・平14規程5・平16規程2・一部改正)

(勤務時間外に到達した文書の取扱い)

第18条 勤務時間外に到達した文書の取扱いについては、湖西市守衛服務規程(昭和49年湖西市規程第1号)第2条第2項に定めるところによる。

2 前項の規定により引継がれた文書は、第15条の規定により処理しなければならない。

(平12規程4・一部改正)

(電話又は口頭による文書の取扱い)

第19条 電話又は口頭により照会、回答、報告その他の連絡を受理し、これを文書として取り扱うことが適当であると受理した者が認めるときは、電話口頭連絡票(様式第5号)に文書として取扱う旨を記入し、処理しなければならない。

(平14規程5・一部改正)

(還付文書の取扱い)

第20条 発送した文書で返戻された文書は、これを収受したものとして、第15条の規定により処理する。

(平12規程4・平13規程6・一部改正)

(LGWAN文書の取扱い)

第21条 LGWAN文書は、総務課で次により処理する。

(1) 電子署名の検証及び形式の確認を行い、電子署名及び形式に誤りがないときは受領通知を、電子署名又は形式に誤りがあるときは否認通知を当該LGWAN文書の発信者に対して送信する。

(2) 前号の規定により受領通知を送信したときは、速やかに紙に出力し、「LGWAN文書」と朱書きした後、第15条及び第16条の規定により処理する。

(平16規程2・全改)

(電子メール等の取扱い)

第22条 第14条第1項の規定にかかわらず、電子メール等については、各課で受信することができる。

2 総務課で受信した電子メール等(当該電子メール等に係る事務の主管課が総務課であるものを除く。)については、速やかに庁内LAN等を経由して当該電子メール等に係る事務の主管課に送信する。ただし、庁内LAN等が使用できないときは、速やかに紙に出力した後、第15条及び第16条の規定により処理する。

3 第15条第2項及び第3項の規定は、前項の規定による電子メール等の送信に準用する。この場合において、第15条第2項中「収受した」とあるのは「受信した」と、「文書」とあるのは「電子メール等」と読み替えるものとする。

4 総務課以外の課で受信した電子メール等については、次により処理する。

(1) 受信した電子メール等に係る事務の主管課が当該課であるものについては、速やかに紙に出力した後、次章の規定により処理する。ただし、当該電子メール等が当該課の職員個人への業務連絡その他これに類するものであり、これを公文書として取り扱うことが適当でないと当該課の文書取扱員(職員の個人名で登録されたアドレス(あらかじめ設ける電子メール等の送信先をいう。)に送信された電子メール等にあっては、当該職員)が認める場合は、この限りでない。

(2) 受信した電子メール等に係る事務の主管課が当該課以外の課であるものについては、速やかに庁内LAN等を経由して、主管課が明りょうであるものについては当該主管課に、それ以外のものについては総務課に送信する。ただし、庁内LAN等が使用できないときは、速やかに紙に出力した後、第17条第1項の規定により処理する。

5 前項第1号の規定は、総務課で受信した電子メール等で当該電子メール等に係る事務の主管課が総務課であるものについて準用する。

6 第2項及び第4項(前項において準用する場合を含む。)の規定にかかわらず、受信した電子メール等が市の業務に関係のない広告その他これに類するものであり、これを公文書として取り扱うことが適当でないと当該電子メール等を受信した課の文書取扱員が認めるときは、当該電子メール等を消去することができる。

(平16規程2・全改、令4規程1・一部改正)

第4章 処理

(平14規程5・改称)

(収受文書の受付)

第23条 収受文書の配布を受けた文書管理員は、当該文書を受付文書及びその他の文書(新聞、雑誌、カタログ、ポスター、パンフレット、私文書、挨拶状、簡単な報告書その他軽易な文書で保存又は処理を要しないものをいう。)に区分し、受付文書は文書取扱員をして次の方法により処理するよう指示しなければならない。

(1) 文書の余白に受付印を押すこと。ただし、文書の所定の箇所への記載その他の方法により受付印の押印に替わるべき措置をする場合は、この限りでない。

(2) 受付の記録を残す必要がある場合には、文書受付簿(様式第6号)に記載すること。

2 前項の規定にかかわらず、届出書、申請書その他一定の帳票により、定例的かつ大量に提出される文書については、別にまとめて一連番号を付して処理することができる。

(平12規程4・平24規程11・一部改正)

(収受文書の処理)

第24条 文書取扱員は、配布を受けた収受文書のうち受付文書は、前条第1項の規定による指示又は同条第2項の規定により処理し、これを課長に提出しなければならない。

2 課長は、提出された文書を速やかに査閲して、その処理について、特に上司の指示を受ける必要のあるものは、先にその処理を行い、課の職員に対し処理に必要な指示をしなければならない。

(平12規程4・平14規程5・平24規程11・一部改正)

第5章 起案及び回議

(平14規程5・改称)

(起案)

第25条 文書の起案は、次に掲げるものを除き、回議用紙(様式第7号)を用いなければならない。

(1) 処理について、一定の帳票が定められているもの

(2) 定例の事案又は軽易な事案で、直ちに処理案を本書の余白に記録できるもの

2 回議用紙による起案は、次によらなければならない。

(1) 起案は、1案件ごととする。ただし、同一性の事案については、一括処理するよう努めること。

(2) 湖西市専決規則(昭和59年湖西市規則第3号。以下「専決規則」という。)に定めるところにより決裁区分を表示すること。この場合において、市長決裁とするものについては、回議用紙の上端の左端から右端まで赤色一重の太線を記入すること。

(3) 起案者の氏名は、必ず自書すること。

(4) 標題は、できるだけ起案の要旨を明らかにすること。

(5) 本文、理由、経過及び参考事項の順に簡潔に記載し、できるだけ箇条書きにすること。

(6) 起案に当たって参考とした資料、参照とした法令、条文その他の参考事項は、努めて要旨を抜き書きし、又は関係書類を添えること。

(7) 起案事項について経費を伴う場合は、経費の概算及び予算措置に関する事項を記載すること。

(8) 収受文書に基づく起案は、当該収受文書を添えること。

(9) LGWAN文書、LGWANメール又は電子メールにより施行する文書については、その旨を明記すること。

(平12規程4・平14規程5・平16規程2・平24規程11・一部改正)

(電話による回答)

第26条 急を要する事件で、電話で回答を求められたものは、その事件が重要なものでない限り、即時回答することができる。ただし、後日の参考又は証拠になるものは、その要旨を記載して上司の閲覧に供さなければならない。

(平14規程5・一部改正)

第27条 削除

(平12規程4)

(回議)

第28条 回議は、当該回議の事案に関する事務の決裁区分に従い、起案者から順次直属の上司を経て決裁権者に回議し、決裁を受けるものとする。

(平14規程5・一部改正)

(合議)

第29条 回議書で、他の部又は課に関係のあるものは、次により合議しなければならない。

(1) 同一の部内で他の課に関係のあるものは、関係課の合議を経て、主管部長(部長に準ずる者を含む。以下同じ。)の決裁を受けること。

(2) 主管部長の決裁を受けた後、関係部又は課に合議すること。

2 合議を受ける責任者は、部長又は課長とする。ただし、回議書は、原則として関係係係長を経由するものとし、特に審査等を要するものについては、係の職員を経由するものとする。

3 第1項の規定にかかわらず、他の部又は課に関係のある事案であっても、あらかじめ他の部又は課において異議のないことが明らかであるもの又はすでに承知されているものについては合議を省略することができる。

(平12規程4・平13規程6・平14規程5・平18規程5・一部改正)

(同時合議)

第30条 緊急に決定を要する事件で複雑なものである場合又は合議課が多い場合は、前条第1項の規定にかかわらず、回議書の写しを配布し、又は関係部長若しくは関係課長等の会議をもって合議とすることができる。

2 同時合議を行ったときは、回議書に次の書類を添付して回議しなければならない。

(1) 回議書の写しを配布したときは、その意見

(2) 会議を開いたときは、会議のてんまつ書

(平12規程4・平13規程6・平14規程5・一部改正)

(合議文書の処理)

第31条 合議を受けた回議書は、直ちに閲覧し、同意又は不同意を決定しなければならない。ただし、決定に日時を要するときは、その理由を主管課長に通知しなければならない。

(平13規程6・平14規程5・一部改正)

(回議書が否決された場合の処置)

第32条 回議書が否決されたとき、合議したときの趣旨と異なって決裁されたとき又はその内容が加除補正されたときは、その理由を付して合議した関係部長又は課長に通知しなければならない。

2 決裁済みの回議書を廃止し、又は施行を保留する必要を生じたときは、その理由を付して再び回議しなければならない。

(平12規程4・平13規程6・平14規程5・一部改正)

第6章 決裁

(平14規程5・改称)

(決裁)

第33条 決裁者は、回議書の回付を受けたときは直ちに査閲し、可否を決定しなければならない。

(平12規程4・一部改正)

(代決)

第34条 専決規則の規定により代決するときは、前条の例により決定し、決裁者欄に「代決」の表示をして代決者が押印しなければならない。

(平12規程4・一部改正)

第7章 施行

(平14規程5・改称)

(施行)

第35条 事案が決裁されたときは、直ちに施行の手続をとらなければならない。ただし、直ちに施行することができないものについては、上司の指示を受けるものとする。

2 処理担当者は、回付された決裁済みの文書のうち、法規文書等及び議会の議決を要する文書(以下「議案文書」という。)は、総務課長に速やかに送付しなければならない。

3 総務課長は、前項の規定により送付を受けたときは、次に処理しなければならない。

(1) 法規文書等(議会の議決を要するものを除く。)は、告示記号簿(様式第8号)に登録したのち、公布等の手続きをとること。

(2) 議案文書は、議会に提出の手続きをとること。

4 前項に規定するもののほかは、それぞれの主管課において施行する。

(平12規程4・平14規程5・一部改正)

第36条から第38条まで 削除

(平12規程4)

(公印及び電子署名)

第39条 公印(湖西市公印規程(昭和36年湖西市規程第1号。以下「公印規程」という。)第2条に規定する公印をいう。以下同じ。)を必要とする文書には公印規程第9条の規定により公印を押印し、電子署名の付与を必要とするLGWAN文書には公印規程第11条の規定の例により電子署名を付与しなければならない。

(平12規程4・平14規程5・平16規程2・平23規程7・平24規程8・平25規程4・一部改正)

(発送)

第40条 発送する文書は、主管課において文書発送簿(様式第9号)に記録した上、次により処理し、文書取扱員がとりまとめ郵送、使送等を明記し、総務課に提出しなければならない。

(1) 所定の封筒又ははがきの表面に送付先を明確に記載し、封筒は封かんすること。

(2) 小包その他の特別の包装を必要とするものは、荷造りすること。

(3) 電報によるときは、公用電報発信依頼票(様式第10号)によること。

(4) 発送の際特別の扱いをする必要のあるものは、その表面に速達、書留、親展、配達証明等必要な表示をすること。

(平12規程4・平14規程5・一部改正)

(発送の処理)

第41条 文書の発送は、郵送又は使送その他適当な方法により総務課で行う。

2 郵送は、料金後納扱いとする。ただし、これにより難いときは、郵便切手又は日本郵便株式会社発行の郵便はがきを使用することができる。

(平4規程1・平13規程6・平15規程1・平20規程1・平24規程11・一部改正)

(勤務時間外等の発送)

第42条 勤務時間外並びに日曜日、土曜日及び休日には、文書の発送は行わない。ただし、急を要する文書を発送しようとするときには、あらかじめ総務課長の承認を受け、主管課が自ら発送することができる。

2 前2条の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合にあっては、当該各号に定めるところによるものとする。

(1) 文書が大量で直接郵便局等へ持ち込むことが適当であると主管課長が認める場合又は急を要すると主管課長が認める文書を発送する場合 郵便切手による支払いその他の郵便料金後納扱いによらない方法により、主管課が自ら発送することができるものとする。

(2) ファクシミリにより送付することが適当であると主管課長が認める場合 主管課が自らファクシミリにより送付することができるものとする。

(3) 文書の発送先である相手方に直接渡すことが適当であると主管課長が認める場合 主管課の職員が自ら、又は他課の職員に託して、相手方に直接出向いて渡すことができるものとする。

(平5規程2・平14規程5・一部改正)

(LGWAN文書及びLGWANメールの送信)

第42条の2 発送先である相手方が国又は地方公共団体の機関である文書については、LGWAN文書又はLGWANメールとすることができる。

2 第40条及び第41条の規定にかかわらず、LGWAN文書の送信については主管課の文書取扱員が、LGWANメールの送信については主管課の職員が自ら行う。

(平16規程2・追加)

(電子メールの送信)

第42条の3 公印及び電子署名を必要としない文書で次に掲げるものについては、電子メールとすることができる。

(1) 電子メールとすることについてあらかじめ当該文書の発送先である相手方の了解を得たもの

(2) 電子メールとすることについてあらかじめ当該文書の発送先である相手方の指示のあったもの

(3) 受信した電子メールに対する回答文書で、当該文書の主管課長が当該文書を電子メールとすることが適当であると認めるもの

2 第40条及び第41条の規定にかかわらず、電子メールの送信については、主管課の職員が自ら行う。

(平16規程2・追加)

第8章 保管、保存及び廃棄

(平14規程5・改称)

(文書の整理及び保管)

第43条 文書(公文書をいう。以下この章において同じ。)は、文書科目基本分類表(以下「分類表」という。)に従って分類し、目次(様式第11号)を付けて常に適正に整理しなければならない。ただし、電磁的記録については、この限りでない。

2 文書の保管に当たっては、紛失、盗難及び損傷の防止に努めるとともに、非常災害に際し速やかに持ち出しができるよう準備しておかなければならない。

(平12規程4・全改、平14規程5・一部改正)

(保存年限の起算)

第44条 文書の保存年限は、その文書の所属年の翌年の1月1日から起算する。ただし、会計年度によるものは翌年度の4月1日から起算する。

(類別及び保存年限)

第45条 文書の保存年限は、法令に定められたもの等を除き、おおむね次のとおりとする。

(1) 永久保存

 法令、条例、規則その他例規に関するもの

 官公庁からの令達、通知、往復文書等で重要なもの

 市議会の会議録、決議書等で重要なもの

 職員の身分、進退、賞罰、任免等人事に関する書類で特に重要なもの

 訴訟及び不服申立てに関する書類

 訴願及び請願に関する書類で重要なもの

 認可、許可に関する書類で重要なもの

 予算、決算、出納及び財産に関する書類で重要なもの

 公有財産の取得、管理及び処分等に関する書類で重要なもの

 契約に関する書類で重要なもの

 金銭の支払に関する証拠書類で権利の得失に関するもの

 廃置分合及び境界変更に関するもの

 歴史の資料となるもの

 その他永久保存の必要があると認められもの

(2) 10年保存

 市議会に関する書類で重要なもの

 職員人事に関する書類で重要なもの

 金銭の支払に関する証拠書類で重要なもの

 官公庁への調査、報告等で重要なもの

 市税及び税外諸収入に関する書類で重要なもの

 工事及び物品等に関する書類で重要なもの

 陳情書等で重要なもの

 申請、報告及び届出に関する書類で重要なもの

 その他10年保存の必要がある認められるもの

(3) 5年保存

 予算及び決算に関する書類

 市税及び税外諸収入に関する書類

 出納及び経理に関する書類

 申請、報告及び届出に関する書類

 官報、県公報及び公報

 工事の施工管理に関する書類

 補助金等が交付されている協議会等に関する書類

 その他5年保存の必要があると認められるもの

(4) 3年保存

 申請、報告及び届出に関する書類で軽易なもの

 文書の受付、及び発送に関する書類

 協議会及び事務研究会等に関する書類

 その他3年保存の必要があると認められるもの

(5) 1年保存

 台帳に登録した申請書及び届出書

 調査を終わった諸報告資料

 その他1年保存の必要があると認められるもの

2 主管課長は、前項に規定する区分に従って文書の保存年限を定め、総務課及び当該文書が関係する課と協議の上、分類表を作成し、又は訂正しなければならない。

3 前項の規定にかかわらず、主管課長は、第1項に規定する保存年限の区分以外の保存年限を設定する合理的な理由があると認める場合には、第1項の区分以外の保存年限を定めることができる。

(平12規程4・全改、平14規程5・平24規程8・平28規程7・令4規程1・一部改正)

(保存)

第46条 文書は、主管課において保存する。

(平14規程5・一部改正)

第47条 削除

(平12規程4)

(文書台帳)

第48条 主管課は、文書を保存するときは文書台帳(様式第12号)を作成し、主管課に備えつけるものとする。ただし、電磁的記録については、この限りでない。

(平12規程4・全改、平13規程6・平14規程5・一部改正)

(電磁的記録の保管及び保存)

第48条の2 電磁的記録の保管及び保存に当たっては、主管課長の定めるところにより、電磁的記録の内容及び所在を容易に確認できるよう、必要な措置を講じるものとする。

2 第21条第2号の規定により紙に出力したLGWAN文書及び第22条第2項の規定により総務課で受信し、主管課に送信した電子メール等については、原則としてその電磁的記録を総務課で1年間保存する。

(平14規程5・追加、平16規程2・一部改正)

(廃棄)

第49条 保存年限を経過した文書を廃棄するときは、課長(出先機関に関する文書で軽易なものにあっては出先機関の長)の決裁を要するものとする。

(平12規程4・全改、平13規程6・平14規程5・一部改正)

第9章 補則

(平14規程5・改称)

(特例)

第50条 この規程を適用することが困難又は不適当なものについては、主管課長が総務課長と協議して特例を定めることができる。

(平14規程5・一部改正)

(文書管理に関する細則)

第51条 この規程に定めるもののほか、文書の管理細目に関し必要な事項は、別に定める。

附 則

1 この規程は、昭和59年4月1日から施行する。

(平22規程3・旧附則・一部改正)

2 新居町の編入の日の前日までに、新居町役場処務規則(昭和41年新居町規則第4号。以下「編入前の規則」という。)の規定により完結した文書の保存年数については、編入前の規則の例による。ただし、当該文書の保存年限が、当該文書の類似するこの規程による文書の保存年限と著しく異なり均衡を欠くこととなるときは、この限りでない。

(平22規程3・追加)

3 湖西市・新居町広域施設組合の解散の日までに、湖西市・新居町広域施設組合文書取扱規程(平成12年湖西市・新居町広域施設組合規程第4号。以下「解散前の規程」という。)の規定により完結した文書の保存年数については、解散前の規程の例による。ただし、当該文書の保存年限が、当該文書の類似するこの規程による文書の保存年限と著しく異なり均衡を欠くこととなるときは、この限りでない。

(平22規程3・追加)

4 新居町の編入の日の前日までに、編入前の規則、文書の左横書きの実施に関する訓令(昭和41年新居町訓令第1号)、文書の左横書き実施要領又は左横書き文書の書き方の規定によりされた手続その他の行為は、それぞれこの規程の相当規定によりされたものとみなす。

(平22規程3・追加)

附 則(昭和59年12月27日規程第17号)

この規程は、昭和60年1月1日から施行する。

附 則(昭和61年3月31日規程第3号)

この規程は、昭和61年4月1日から施行する。

附 則(昭和61年12月22日規程第13号)

この規程は、昭和62年4月1日から施行する。

附 則(昭和63年3月31日規程第1号)

この規程は、昭和63年4月1日から施行する。

附 則(平成元年3月31日規程第2号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成元年3月31日規程第4号)

この規程は、平成元年4月1日から施行する。

附 則(平成3年9月27日規程第2号)

この規則は、平成3年10月1日から施行する。

附 則(平成4年3月31日規程第1号)

この規程は、平成4年4月1日より施行する。

附 則(平成5年4月1日規程第2号)

この規程は、平成5年4月1日から施行する。ただし、第42条の改正規定は、平成5年5月1日から施行する。

附 則(平成6年3月31日規程第1号)

この規程は、平成6年4月1日から施行する。

附 則(平成7年2月10日規程第1号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成9年3月31日規程第1号)

この規程は、平成9年4月1日から施行する。

附 則(平成10年3月30日規程第1号)

この規程は、平成10年4月1日から施行する。

附 則(平成12年3月31日規程第4号)

この規程は、平成12年4月1日から施行する。

附 則(平成13年5月17日規程第6号)

この規定は、公布の日から施行し、平成13年4月1日から適用する。

附 則(平成14年3月29日規程第5号)

(施行期日)

1 この規程は、平成14年4月1日から施行する。

(湖西市条例、規則等の文例式に関する規程の廃止)

2 湖西市条例、規則等の文例式に関する規程(昭和59年湖西市規程第12号)は、廃止する。

附 則(平成15年3月17日規程第1号)

この規程は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成15年6月30日規程第6号)

この規程は、平成15年7月1日から施行する。

附 則(平成16年2月23日規程第2号)

この規程は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成16年3月31日規程第4号)

この規程は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成17年3月31日規程第1号)

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成18年3月31日規程第5号)

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月27日規程第3号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成20年2月1日規程第1号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成21年3月30日規程第2号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成22年3月19日規程第3号)

この規程は、平成22年3月23日から施行する。

附 則(平成22年12月21日規程第26号)

この規程は、平成23年1月1日から施行する。

附 則(平成23年3月31日規程第6号)

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成23年6月24日規程第7号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成24年3月30日規程第8号)

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成24年9月24日規程第11号)

この規程は、平成24年10月1日から施行する。

附 則(平成25年3月27日規程第4号)

この規程は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月30日規程第7号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月23日規程第1号)

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成30年3月30日規程第3号)

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成31年3月29日規程第2号)

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

附 則(令和元年11月27日規程第3号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(令和3年3月30日規程第1号)

この規程は、令和3年4月1日から施行する。

附 則(令和4年3月29日規程第1号)

この規程は、令和4年4月1日から施行する。

別表第1(第11条関係)

(平22規程3・全改、平23規程6・平24規程8・平25規程4・平28規程7・平29規程1・平30規程3・平31規程2・令3規程1・一部改正)

部等

課等

文書記号

総務部

総務課

湖総務

財政課

湖総財

契約検査室

湖総契

税務課

湖総税

企画部

企画政策課

湖企画

秘書広報課

湖企秘

DX推進課

湖企D

資産経営課

湖企資

環境部

環境課

湖環境

廃棄物対策課

湖環廃

下水道課

湖環下

健康福祉部

地域福祉課

湖健福

子ども家庭課

湖健子

高齢者福祉課

湖健高

健康増進課

湖健康

市民安全部

危機管理課

湖市危

市民課

湖市民

保険年金課

湖市保

新居支所

湖新

産業部

文化観光課

湖産文

産業振興課

湖産振

都市整備部

土木課

湖都土

都市計画課

湖都計

建築住宅課

湖都建


会計課

湖会

消防本部

消防総務課

湖消総

予防課

湖消予

警防課

湖消警

消防署

湖消署

備考 課長は、番号に出先機関又は係の名称の一部等を付けることができる。

(平14規程5・全改、平22規程26・一部改正)

画像画像画像画像画像

(平14規程5・全改)

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様式第1号 削除

(平14規程5)

(平7規程1・一部改正)

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(平7規程1・一部改正)

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(平7規程1・一部改正)

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(平7規程1・平14規程5・一部改正)

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(平7規程1・全改、平12規程4・旧様式第7号繰上)

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(平7規程1・全改、平12規程4・旧様式第8号繰上、平13規程6・平14規程5・平15規程6・平18規程5・平21規程2・一部改正)

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(平12規程4・旧様式第9号繰上)

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(平7規程1・全改、平12規程4・旧様式第11号繰上)

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(平7規程1・一部改正、平12規程4・旧様式第12号繰上、平14規程5・一部改正)

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(平12規程4・全改、平13規程6・平18規程5・一部改正)

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(平12規程4・全改、平13規程6・平18規程5・一部改正)

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湖西市文書規程

昭和59年3月31日 規程第2号

(令和4年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
昭和59年3月31日 規程第2号
昭和59年12月27日 規程第17号
昭和61年3月31日 規程第3号
昭和61年12月22日 規程第13号
昭和63年3月31日 規程第1号
平成元年3月31日 規程第2号
平成元年3月31日 規程第3号
平成3年9月27日 規程第2号
平成4年3月31日 規程第1号
平成5年4月1日 規程第2号
平成6年3月31日 規程第1号
平成7年2月10日 規程第1号
平成9年3月31日 規程第1号
平成10年3月30日 規程第1号
平成12年3月31日 規程第4号
平成13年5月17日 規程第6号
平成14年3月29日 規程第5号
平成15年3月17日 規程第1号
平成15年6月30日 規程第6号
平成16年2月23日 規程第2号
平成16年3月31日 規程第4号
平成17年3月31日 規程第1号
平成18年3月31日 規程第5号
平成19年3月27日 規程第3号
平成20年2月1日 規程第1号
平成21年3月30日 規程第2号
平成22年3月19日 規程第3号
平成22年12月21日 規程第26号
平成23年3月31日 規程第6号
平成23年6月24日 規程第7号
平成24年3月30日 規程第8号
平成24年9月24日 規程第11号
平成25年3月27日 規程第4号
平成28年3月30日 規程第7号
平成29年3月23日 規程第1号
平成30年3月30日 規程第3号
平成31年3月29日 規程第2号
令和元年11月27日 規程第3号
令和3年3月30日 規程第1号
令和4年3月29日 規程第1号