○湖西市戸籍総合システムに係るデータ保護管理要綱

平成16年6月16日

告示第130号

(目的)

第1条 この要綱は、戸籍総合システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、厳重な管理運営を確保することを目的とする。

(定義)

第2条 この要綱において次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍総合システム 戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍、附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。

(2) データ 戸籍総合システムで取扱われる入出力データをいう。

(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他情報を記録する媒体をいう。

(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍総合システムに関する仕様書類をいう。

(処理の基本方針)

第3条 戸籍総合システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。

(保護管理者)

第4条 戸籍総合システムの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、保護管理者を置き、市民安全部市民課長をもって充てる。

(平18告示119・平31告示107・一部改正)

第5条 保護管理者は、データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、データが適確に管理されるよう努めなければならない。

2 保護管理者は、戸籍総合システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、市長に報告しなければならない。

(端末機取扱責任者)

第6条 保護管理者は端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民係係長をもって充てる。

(平18告示119・一部改正)

(データ保護)

第7条 保護管理者は、データの漏洩、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2 戸籍総合システムの処理が可能な端末装置は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。

3 不要となったデータは、速やかに復元できない方法によって処分しなければならない。

4 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

(磁気ディスク等の管理)

第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。

(1) 施錠ができるサーバ室及び書庫に保管し、これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。

(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。

(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(出力帳票の管理)

第9条 保護管理者は、戸籍総合システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。

(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができる書庫に保管する等これらの安全を確保すること。

(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。

(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(ドキュメントの管理)

第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の許可を受けなければならない。

(パスワードの管理)

第11条 保護管理者は、戸籍総合システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。

3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。

4 取扱職員は、パスワードを定められた業務以外に使用してはならない。

5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし又は使用させてはならない。

(取扱状況の把握)

第12条 保護管理者は、常に戸籍総合システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(端末機の操作)

第13条 端末機は、取扱職員でなければ操作することができない。

2 端末機は、戸籍関連業務に必要な場合以外に操作してはならない。

(機器及びソフト等の管理)

第14条 保護管理者は、データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍総合システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。

(研修の実施)

第15条 保護管理者は、データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年一回以上の研修を実施しなければならない。

(会議)

第16条 データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

2 会議は、保護管理者が必要に応じて、開催するものとする。

3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。

4 保護管理者は、必要に応じコンピュータに精通した職員を会議に参加させることができる。

この要綱は、平成16年11月6日から施行する。

(平成18年3月31日告示第119号)

この要綱は、平成18年4月1日から施行する。

(平成31年3月29日告示第107号)

この要綱は、平成31年4月1日から施行する。

別表(第14条関係)

機器等

管理方法

備考

戸籍用サーバ

・施錠のできるサーバ室に設置

・サーバは施錠のできるサーバ室に設置し、保護管理者がその鍵を管理する。

・サーバは、取扱職員が起動させる。

戸籍用端末機

・パスワードによる起動

・システム使用状況リスト

・端末機は、取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。

・システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のできる書庫で管理する。

バックアップ用媒体

・バックアップ記録リスト

・施錠のできる書庫

・バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のできる書庫で管理する。

戸籍総合システムのプログラム

・プログラム保護

・アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置を講じる。

湖西市戸籍総合システムに係るデータ保護管理要綱

平成16年6月16日 告示第130号

(平成31年4月1日施行)