○湖西市戸籍総合システムに係るデータ保護管理要綱
令和6年1月29日
告示第12号
湖西市戸籍総合システムに係るデータ保護管理要綱(平成16年湖西市告示第130号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この要綱は、戸籍法施行規則(昭和22年司法省令第94号)第68条の規定に基づき、本市における戸籍事務(附票事務、人口動態事務その他戸籍に関連する事務を含む。以下同じ。)を電子情報処理組織により取り扱うに当たり、そのデータの保護及び管理について必要な事項を定める。
(1) 戸籍総合システム 専門の端末機により戸籍事務を行う電子情報処理組織をいう。
(2) データ 戸籍総合システムに電磁的に記録されている行政情報及び戸籍総合システムの入出力帳票(以下「帳票」という。)をいう。
(3) 磁気ディスク等 データが記録された磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書その他戸籍総合システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍総合システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(保護管理者の設置)
第4条 戸籍総合システムの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を行うため、保護管理者を置き、戸籍事務主管課長をもって充てる。
(取扱状況の把握)
第5条 保護管理者は、データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、データが適確に管理されるよう努めなければならない。
(事故等の対応)
第6条 保護管理者は、火災、自然災害、盗難その他の事故(次項において「事故等」という。)に備え、戸籍総合システムに必要な保安措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、戸籍総合システムに事故等が発生したときは、速やかに事故等の経緯及び被害状況を調査し、市長に報告しなければならない。
(データ保護)
第7条 保護管理者は、データの適切な保護を行うため、次に掲げる措置を行わなければならない。
(1) データの漏えい、紛失、改ざん、損傷等を防止すること。
(2) 戸籍総合システムを取り扱う職員(以下「取扱職員」という。)以外の者が、データを参照及び更新できないようにすること。
(3) 不要となったデータは、復元できない方法により速やかに処分すること。
(4) 法令に定めがあるものを除き、データを外部に提供しないこと。
(磁気ディスク等及び帳票の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等及び帳票を適正に管理するため、次に掲げる処置を行わなければならない。
(1) 持ち運びができない保管用具に施錠して保管し、その使用については厳重に管理すること。
(2) 授受、処理、保管、廃棄等の各段階において、戸籍データの管理が適切に行われるようにすること。
(3) 前2号に掲げるもののほか、磁気ディスク等及び帳票の適正な管理に必要な対策を行うこと。
(ドキュメントの管理)
第9条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱職員は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄の際は、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第10条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスを適正に管理するため、次に掲げる処置を行わなければならない。
(1) 取扱職員が処理できる事務の範囲を定め、取扱職員ごとにID及びパスワードを設定し、付与すること。
(2) 遠隔監視を行っている戸籍総合システムの事業者にも制限を設け、正当な権限者以外の者からの利用を防止すること。
(3) サーバの利用に関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍総合システムの業者に請求することで、利用状況を確認すること。
(4) 緊急時に、遠隔監視を行っている戸籍総合システムの事業者から即時にデータ保護管理者に連絡し、対応を協議する体制を設けること。
(端末機の操作)
第11条 端末機は、取扱職員でなければ操作することができない。
2 端末機は、戸籍事務に必要な場合以外に操作してはならない。
(機器及びソフト等の管理)
第12条 保護管理者は、データの適正な管理を図るため、戸籍総合システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。
(研修の実施)
第13条 保護管理者は、戸籍総合システムの適正な運用を図るため、データの重要性及びシステム安全対策について、取扱職員に対して年1回以上の研修を実施しなければならない。
(補則)
第14条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この要綱は、公布の日から施行する。