中

小分類

00

例規

学校経営に関する法律、規則、通達等で事務処理の基準となる文書

永

1総括

1　沿革誌

永

2　規約

校内で定めた規約、関係団体規約

⑤継

2組織

1　職員名簿

職員緊急連絡票等

⑤

2　学級編制表

⑤

3　防災・警備

防災対応マニュアル、防災計画、消防計画、防火管理者、夜間警備、防火設備消防関係往復文書、危機管理マニュアル

⑤

4　児童・生徒名簿

⑤

3運営

1　学校経営書

自校の経営書、グランドデザイン含む

③

2　学校日誌

⑤

3　事務引継書

校長の事務引継ぎの記録等

⑤

4　監査・検査

会計監査資料、会計監査報告書等

⑤

5　会議録

職員会議、運営委員会議等の記録

③

6　諸届(願)

授業日変更届、休業届

①

7　学校訪問

市教育委員会、事務所等(管理、指導)

①

8　指導監督簿

⑤継

9　学校評議員会

会議録等

③

10　学校評価

⑤

11　教職員評価

③

中

小分類

00

例規

学校庶務に関する法律、規則、通達等で事務処理の基準となる文書

永

1庶務

1　諸届

履歴事項等変更届、海外旅行届、兼職(兼業)許可申請書、営利企業等従事許可申請書

⑤

2　職員諸証明

①

3　職員事故報告

⑤

2文書

1　文書発送簿

①

2　親展・書留文書簿

①

3調査統計

1　学校基本調査

資料含む

⑤

2　学校教員統計調査

資料含む

⑤

3　教職員調査

資料含む

⑤

4　その他の調査

資料含む

①

4学務

1　就学援助費

認定者名簿、就学援助関係の往復文書、支給明細書、給食支給日数調、各種援助申請書、医療券関係書類

⑤

2　特別支援教育

就学奨励費

認定者名簿、就学奨励関係の往復文書、支給明細書、給食支給日数調、各種援助申請書、収入額需要額調書

⑤

3　学割

学割発行台帳、学割交付願

①

4　児童生徒事故報告

①

5公印

1　公印

公印事故届、公印印影刷込み承認願、公印印影刷込み文書受払台帳、公印事前押印願、公印事前受払台帳

⑤継

中

小分類

00

例規

教務に関する規則、通達等で事務処理の基準となる文書

永

1総括

1　教育課程

年間指導計画表及び実施記録簿、日課表等

⑤

2　学年学級経営案

①

3　成績一覧表

学期・年度の成績一覧表

⑤

4　教科領域等調査

教科領域実態調査、学校体育実態調査

①

5　入学説明会

新入学児童生徒の1日入学説明会資料等

①

6　教育実習

①

99　雑

総括関係文書で内容が軽易であり、かつ他に分類できないもの

①

1　指導要録　学籍

学籍に関する記録、除籍簿を含む

⑳

2　〃　指導

指導に関する記録

⑤

3　〃　抄本

中学校―小学校分

③

4　卒業証書授与台帳

永

5　入学通知原簿

異動を含む

⑤

6　転入学通知書

⑤

7　転出学通知書

⑤

8　学齢児童生徒の異動

学区内での住所の異動等

⑤

9　外国籍

パスポートの写

⑤

10　区域外就学許可通知

指定学校変更許可通知書を含む

⑤

11　学籍関係月例報告、調査

毎月1日現在の学級・児童生徒数在籍報告書

⑤

12　就学支援委員会

(自校及び湖西市の)

就学支援委員会の記録

就学支援の個々の記録

⑤

13　児童生徒出席簿

⑤

14　児童生徒諸証明

身分証明書、卒業証明書、成績証明書等控、在学証明書

①

中

小分類

3教科書

1　教科書配当表

⑤

2　準教科書副読本

準教科書使用承認書、副読本使用届

⑤

3　教科書需要票

⑤

4　無償給与

納入指示書、受領控、受領報告控、受領証明控、給与証明書控、給与児童生徒名簿等

⑤

99　雑

教科書関係文書で内容が軽易であり、かつ他に分類できないもの

①

4行事

1　校内行事

儀式、学芸、保健体育、勤労生産的行事

①

2　校外行事

遠足、修学旅行、宿泊訓練等　行事届を含む

①

5指導

1　教科指導

道徳含む

①

2　教科外指導

特別活動、交通安全、人権教育、食育等

①

3　生徒指導

児童生徒の問題行動等調査含む、SC・SSW関係含む

①

4　防災指導

①

5　進路指導

進学・就職指導

①

6　各種連絡協議会

民生児童委員連絡協議会、防災教育推進連絡協議会

①

7　特別支援教育

通級指導を含む

①

99　雑

指導関係文書で内容が軽易であり、かつ他に分類できないもの

①

1　初任者研修

⑤

2　校内研修

③

3　官制研修

⑤

中

小分類

7学校保健

0　例規

学校保健に関する規則、通達等で事務処理の基準となる文書

永

1　校医執務記録簿

学校医執務記録簿、学校医健康診断実施報告書、薬学講座実施報告書、学校医委嘱名簿

⑤

2　保健日誌

⑤

3　児童生徒健康診断

児童生徒健康診断票、実施計画、結果報告、結核検診等

⑤

4　職員健康診断

職員健康診断票、生活習慣病検診・人間・脳ドック、指定年齢検診、婦人科検診等

⑤

5　保健管理

出席停止、感染症予防(予防接種)、疾病予防(熱中症)、環境衛生、薬品管理台帳、かぜインフル流行状況調査、アレルギー管理指導表等

⑤

6　保健教育

薬学講座・思春期講座等の資料

⑤

7　日本スポーツ振興センター

災害報告書、給付金通知書、給付金原簿、異動報告等

⑩

8　学校保健委員会

学校保健委員会の計画・案内・記録・報告等

⑤

9　就学時健康診断

就学時健康診断票、実施計画、結果報告書

③

10　保健関係調査・報告

健康診断・出席停止・アレルギー・スポーツ振興センター以外の報告

⑤

99　雑

学校保健会、保健だより等。学校保健関係文書で内容が軽易であり、かつ他に分類できないもの

①

8給食

0　例規

給食に関する法律、規則、通達等で事務処理の基準となる文書

永

1　給食日誌

⑤

2　栄養管理

献立表、栄養計算等

①

3　給食管理

年間計画、食物アレルギー

⑤

4　衛生管理

保菌検査、細菌検査、防虫駆除点検・日常点検等

⑤

5　給食関係調査・報告

⑤

6　委託関係

巡回指導報告書、業務従事者報告書控、代替届控等

⑤

99　雑

給食関係文書で内容が軽易であり、かつ他に分類できないもの

①

中

小分類

00

例規

人事関係の法律、条例、規則、通達等で事務処理の基準となる文書(中分類により分冊可)

永

1任免

1　人事関係

人事内申(採用、退職、昇任、昇格等)

⑤

2　臨時的任用関係・任期付任用関係・会計年度任用関係

臨時的任用書類、任期付任用書類、会計年度任用書類

⑤

3　辞令写

永

4　職員履歴書

現職員履歴書、免許状更新講習関係証明書

永

5　旧職員履歴書

永

6　免許

免許外教科担任許可申請書、

免許状更新関係文書

⑤

7　人事データ

入力データ、資料等

①

8　異動書類送付書

①

1　出勤簿

勤務状況管理簿

⑤

2　休暇等承認申請(請求)簿

年次有給休暇・特別休暇・義務免関係

⑤

3　特別休暇

特別休暇承認願

⑤

4　職務専念義務免除願

職務専念義務免除願、職務専念義務免除承認申請書

⑤

5　研修承認簿報告書

研修承認願・研修報告書

⑤

6　勤務時間

割振り実施届、週休日振替簿兼指定簿、変形労働時間制による割振り簿

⑤

7　育児休業

育児休業承認請求書、部分休業承認請求書、子育て部分休業承認請求書、養育状況変更届

⑤

8　休職・復職

⑤

9　介護休暇

⑤

10　欠勤

看護欠勤等

⑤

中

小分類

3給与

1　給与改正

給与改正文書

⑤

2　給与個票

⑤継

3　給与支給明細書

特例計算依頼書を含む

⑤

4　人事給与個人別明細書

⑤

5　昇給

給料決定通知書、給与切替調書

⑤

6　給料の調整額

⑤

7　扶養手当

扶養親族届、認定簿、証拠書

⑤継

8　通勤手当

通勤届、認定簿

⑤継

9　住居手当

住居届、認定簿、証拠書

⑤継

10　通勤・住居・扶養手当等現況確認書

現況届

⑤

11　時間外・休日勤務手当

時間外・休日勤務命令簿

⑤

12　特殊勤務手当

特殊勤務実績簿、証拠書

⑤

13　単身赴任手当

単身赴任届、認定簿

⑤

14　会計年度任用職員給与

給与計算書、勤務実績簿、関係書類

⑤

15　退職手当

退職手当請求書、計算書、退職勧奨の記録、決定通知書

⑤

16　児童手当

認定請求書、現況届、受給者台帳・別紙、支給明細書、電算出力書類

⑤継

17　給与振込申出書

口座登録申出書、振込方法申出書

児童手当口座振込の振込方法申出書

⑤継

18　給与振込関係

法定外控除明細書、総合振込依頼書等

⑤

19　給与関係報告・調査

期末勤勉異率者一覧表、期末勤勉異率計算書

⑤

20　電算入力資料

①

21　家族データ

①

22　所得税

所得税関係、年末調整照合資料、源泉徴収票、会計年度任用職員の年末調整に関する書類

⑦

23　扶養控除等申告書

⑦

24　個人番号届

⑦継

25　基礎控除申告書

基礎控除申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額控除申告書

⑦

26　保険料控除申告書

保険料控除申告書、住宅借入金等特別控除申告書

⑦

27　県・市町民税

⑤

99　雑

給与関係文書で内容が軽易であり、かつ他に分類できないもの

①

説明

保存年数

中

小分類

4旅費

1　旅費の手引書

旅行命令概説、処理通知等

⑤継

2　旅費予算照査簿

予算照査簿、旅費配分通知等

⑤

3　旅行命令(依頼)簿

旅行命令(依頼)簿、復命書

⑤

4　旅費支給関係

旅費計算書、旅行命令簿(電算)、支出内訳書、証拠書類(実費証明書)、委任状

⑤

5　旅費報告・調査

旅費予算状況調等

①

6　旅費資料

会合開催文書等

①

7　自家用車の公務使用

自家用車の公務使用に関する書類

⑤継

8　口座振替による旅費支払登録申出書

⑤継

99　雑

旅費関係文書で内容が軽易であり、かつ他に分類できないもの

①

5市職

0　例規

市職関係の法律、条例、規則、通達等で事務処理の基準となる文書

永

1　服務関係

出勤簿、休暇関係、義務免関係等

⑤

2　旅行命令

⑤

3　自家用車公務申請

⑤

4　勤務時間

時間外勤務命令書等

⑤

5　会計年度任用職員

⑤

6　福利厚生

①

99　雑

市職関係文書で内容が軽易であり、かつ他に分類できないもの

①

中

小分類

00

例規

経理に関する条例、規則、通達等で事務処理の基準となる文書

永

1　予算書

⑤

2　学校教育関係

⑤

3　備品購入関係

⑤

4　修繕関係

⑤

5　補助金関係

部活動交付金関係

⑤

6　郵券受払簿

①

7　消耗品受払簿

⑤

8　校内稟議簿

⑤

9　公衆電話

⑤

中

小分類

2学校徴収金

1　契約書(金融機関)

⑤継

2　契約証拠書

口座振替依頼書、学校給食費の支払いについての確認書

⑤

3　個人別徴収台帳

金融機関打出資料

⑤

4　月別振替指示書

⑤

5　徴収状況関係

湖西市学校徴収金未納対策マニュアル、調査依頼等、未納対策関係

⑤

3給食費

1　決算書

会計報告書

⑤

2　金銭出納簿

⑤

3　証拠書

収入調書、支出調書

⑤

4　契約書

一般物資、給食会、廃油

⑤

5　申請書

⑤

6　受領書

県物資受領書

①

7　注文書

県基幹物資計画書(パン米飯、めん、牛乳)、一般物資注文書

①

8　納品書

①

4学年会計

1　予算書　決算書

徴収額算定資料

⑤

2　金銭出納簿

⑤

3　証拠書

収入調書、支出調書

⑤

5PTA

1　予算書　決算書

⑤

2　金銭出納簿

⑤

3　証拠書

収入調書、支出調書

⑤

6諸会計

1　予算書　決算書

その他会計　補助金・助成金等、各会計により分冊可

⑤

2　金銭出納簿

3　証拠書

中

小分類

00

例規

福利厚生に関する法律、条例、規則、通達等で事務処理の基準となる文書

永

1福利厚生

1　組合員・被扶養者現況表

①

2　共済・互助貸付

共済・互助貸付関係書類、貸付金内訳書

⑤

3　退職共済年金

請求関係書類

③

4　共済・互助諸届

各種届、共済検認関係書類

⑤

5　福祉事業

ファミリー年金、アイリスプラン等

①

6　財形貯蓄

依頼書、申告書、関係書類

⑤継

7　社会保険

雇用保険

⑤

2災害補償

1　公務災害

通勤災害を含む

⑤

中

小分類

00

例規

施設に関する法律、条例、規則、通達等で事務処理の基準となる文書

永

1施設

1　施設台帳

施設台帳、設計図及びこれに関する往復文書

永

2　施設貸与簿

学校施設・設備使用許可書(使用日程表)

①

3　点検簿

電気保安関係、汚水処理施設管理報告書、昇降機検査報告、プール浄化槽保守点検、受水槽・高架水槽清掃関係、遊具・体育用具保守点検、LPガス設備点検等

③

4　校内安全点検簿

①

2備品

1　備品台帳

備品台帳(教科等分冊)、図書台帳

⑤継

2　備品貸与簿

備品貸与簿、備品借用願等

①

3　備品廃棄簿

物品廃棄願・承諾書

⑤

4　寄附採納

物品寄附採納願

⑤

一般寄附・寄附台帳

永

3事故報告

1　学校災害報告書

学校災害報告書及びこれらに関する往復文書

①

中

小分類

00

例規

永

1PTA

③

2社会教育

③

3教育団体

1　静教研

①

2　湖西市教育会

①

3　教育会館

湖西市教育会館、静岡県教育会館

①継

4　中体連

中体連、中文連

①

5　学生協

①

6　その他各種団体

①