2　主管課は、次に掲げる事務を行うものとする。

2　主管課は、来訪者が必要としている情報の聞き取りを行い、次のいずれかの方法により適切に処理するものとする。

3　前項第2号の場合においては、条例第15条第1項の規定により他の法令又は条例と同一の方法による公文書の開示は行わない旨を来訪者に説明し、当該公文書に係る事務を担当している部署を案内するものとする。

4　主管課は、来訪者が必要としている情報が第2項第3号による情報提供で対応することが可能である場合は、行政資料等により情報提供を行うものとする。この場合において、条例による公文書の開示とはならないので、開示請求書の提出は不要とする。

2　主管課は、提出された開示請求書について次の事項を確認するものとする。

3　主管課は、開示請求書を受領したときは、受付印を押印し、当該請求書の写しを開示請求者に交付するとともに、次の事項について説明を行うものとする。

4　主管課は、開示請求書を受領したときは、情報公開担当課へその写しを送付するものとする。

2　前項の決定にあたって、主管課の長は、必要に応じて湖西市情報公開制度運営委員会へ付議し、又は情報公開担当課及び関係する課等と協議するものとする。

3　主管課の長は、請求が次の各号のいずれかに該当する場合は、請求を不適当として却下し、公文書開示請求却下通知書(様式第1号)により開示請求者に通知するとともに、その写しを情報公開担当課に送付するものとする。

4　条例第13条第1項及び第2項の規定による第三者への意見書を提出する機会の付与に係る通知は、公文書開示意見照会書(様式第2号。以下「照会書」という。)により行い、当該通知を受けた第三者は、公文書の開示に係る意見書(様式第3号。以下「意見書」という。)を提出するものとする。この場合において、意見書の提出期限は、照会書の送付の日から1週間以内に行うよう協力を求めるものとし、照会書には、必要に応じて開示請求書の写し(請求者の氏名及び住所等を除く。)を添付するものとする。

5　開示に反対の意見書を提出した第三者の情報を開示とするときは、当該第三者に対し、第三者関係公文書開示等通知書(様式第4号)を送達するものとする。ただし、不開示とするときは、口頭により通知するものとする。

6　主管課は、災害等の発生、年末年始の休暇、第三者情報に係る意見聴取その他やむを得ない理由により開示又は不開示の決定期間を延長する場合は、速やかに、規則第4条で定める公文書開示決定等期間延長通知書を開示請求者に送達するとともに、その写しを情報公開担当課に送付するものとする。

7　前項の場合において、決定期間の延長は、できる限り短い期間にとどめるよう努めるものとする。

8　主管課は、開示請求書に記載された開示請求者が希望する開示方法以外の方法で開示しようとするとき、又は開示請求者が希望する開示方法以外の方法でも開示することができるときは、開示請求者と事前に電話等により連絡をとり、次に掲げる事項を知らせ、当該開示請求者の希望する開示の方法を再度確認するものとする。

9　主管課は、公文書の開示を実施する日時については、規則第3条第1号に規定する公文書開示決定通知書又は同条第2号に規定する公文書部分開示決定通知書(以下「公文書開示決定通知書等」という。)が開示請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日から数日後の勤務時間内の日時を指定するものとする。この場合において、開示請求者と事前に電話等により連絡を取り、開示請求者の都合のよい日を指定するよう努めるものとする。

10　主管課は、規則第3条の規定による通知書を開示請求者に送達しようとするときは、その写しを情報公開担当課に送付し、当該公文書の開示の方法が写しの交付又は写しの郵送による交付であるときは、当該通知書に情報公開担当課が発行する写しの作成に要する費用の納付通知書を添付して送達するものとする。

2　マイクロフィルムの閲覧は、当該マイクロフィルムをリーダープリンターで複写したものにより行うものとする。

3　電磁的記録の写しの交付は、開示請求者が持参する主管課指定の記録媒体に複写することにより行うこともできるものとする。

4　主管課の長は、公文書の開示にあたり主管課職員を立ち会わせ、当該職員に公文書開示決定通知書等に記載された公文書と開示に供しようとする公文書が一致することを開示請求者に確認させたうえで、当該公文書を提示し、開示請求者の求めに応じて可能なかぎり説明を行うものとする。

5　主管課職員は、公文書の原本の閲覧の実施にあたっては、開示請求者が当該公文書を破棄し、又は汚損することがないよう注意を払うとともに、当該行為が行われたとき又は行われるおそれがあると認めらえるときは、直ちに、当該公文書の閲覧を停止させ、又は禁止するものとする。この場合において、主管課職員は、あらかじめ開示請求者に対し、その説明を行わなければならない。

2　主管課は、開示請求者が前項を履行したことを情報公開担当課に確認した後、開示を行わなければならない。

2　行政不服審査法に基づく審査請求書が正副2通提出されたときは、情報公開担当課において受付け、当該請求書の副本を、直ちに主管課に送付するものとする。

3　主管課は、異議申立書(不作為に係る異議申立書を除く。)が提出されたときは、行政不服審査法の規定に基づき、次の要件を確認したうえ、受付けるものとする。

4　情報公開担当課は、審査請求書(不作為に係る審査請求書を除く。)が提出されたときは、前項を準用する。

5　主管課又は情報公開担当課は、不作為に係る異議申立書又は審査請求書が提出されたときは、行政不服審査法の規定に基づき、次の要件を確認したうえ、受付けるものとする。

6　第3項若しくは第5項の規定する要件が満たされていない異議申立書又は第4項若しくは第5項の規定する要件が満たされていない審査請求書があるときは、主管課又は情報公開担当課は、異議申立人又は審査請求人に対し、公文書開示不服申立補正命令書(様式第5号)により相当の期間を定めて、その補正を命じなければならない。

7　主管課又は情報公開担当課は、不服申立てが次のいずれかに該当するときは、当該不服申立てについて却下の決定又は裁決をし、決定書又は裁決書の謄本を異議申立人又は審査請求人へ送達するものとする。この場合において、決定書については当該決定書の写しを情報公開担当課に、裁決書については当該裁決書の謄本を主管課に送付するものとする。

2　主管課の長は、前項の規定により決定をしたときは、異議申立人に対し、決定書を送達するとともに、当該決定書の写しを情報公開担当課に送付しなければならない。

3　情報公開担当課の長は、第1項の規定により裁決をしたときは、審査請求人に対し、裁決書を送達するとともに、当該裁決書の謄本を主管課に送付しなければならない。

4　主管課は、開示決定等を変更する旨の決定又は裁決により、第三者情報が記録されている公文書を開示することとしたとき(第三者である参加人が、当該公文書の開示に反対の意思を表示している場合に限る。)は、その旨を当該第三者に通知するものとする。

この要領は、平成13年4月1日から施行する。