○湖西市電子計算組織の管理運営に関する規則
平成18年6月30日
規則第41号
湖西市電子計算組織の管理運営に関する規則(平成2年湖西市規則第3号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この規則は、湖西市における電子計算組織の管理運営について必要な事項を定め、事務の適正かつ効率的な運営を図ることを目的とする。
(1) 電子計算組織 与えられた一連の処理手順に従って事務を自動的に処理する電子的機器により構成された組織並びにこれらの組織を相互に接続するための通信回線及び装置をいう。
(2) 中央電子計算組織 電子計算組織のうち、企画部DX推進課(以下「電算主管課」という。)が管理する全庁的な業務処理を行うものをいう。
(3) 端末装置 中央電子計算組織と通信回線により接続し、情報の入出力機能を有する機器をいう。
(4) 個人情報 電子計算組織に記録される個人に関する情報で、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第2条に規定するものをいう。
(5) 電算処理 電子計算組織による事務処理をいう。
(6) システム 電子計算組織を用いて情報の記録又は作成を行うことにより実施する業務処理の体系をいう。
(7) 入出力帳票 電算処理に使用する入力帳票及び出力帳票をいう。
(8) データ 入出力帳票又は記録媒体に記録されている情報(端末装置から得られる情報を含む。)をいう。
(9) 記録媒体 磁気テープ、磁気ディスク、光ディスクその他電算処理に必要な情報を記録している媒体をいう。
(10) ドキュメント システム設計書、プログラム仕様書、コード一覧表、操作手順書その他の電算処理に必要な書類をいう。
(平22規則143・平25規則25・令3規則18・令3規則27・令5規則3・一部改正)
(適用業務の範囲)
第3条 電子計算組織による適用業務は、次の各号のいずれかに該当するものとする。
(1) 市民サービスの向上を図ることができるもの
(2) 事務の効率化、省力化又は高度化を図ることができるもの
(3) 経費の節減を図ることができるもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、市長が特に必要があると認めるもの
(データ保護総括管理者)
第4条 データの保護及び電子計算組織の管理運営に関する事務を掌理し、総括的に管理するためデータ保護総括管理者(以下「総括管理者」という。)を置く。
2 総括管理者は、企画部長をもって充てる。
3 総括管理者は、常にデータの保護及び電算処理の状況について把握し、必要に応じて次条のデータ保護管理者に指導及び助言を行わなければならない。
(平22規則143・一部改正)
(データ保護管理者)
第5条 データの保護及び電子計算組織を適正に管理運用するため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、電算主管課の課長をもって充てる。
3 保護管理者は、総括管理者を補佐して必要な措置を講ずるとともに、電子計算組織の管理運用に当たっては、適正にこれを行わなければならない。
4 保護管理者は、データの保護及び電子計算組織の管理運用について、次条のデータ保護取扱責任者に指導及び助言を行わなければならない。
(データ保護取扱責任者)
第6条 データの適正な取扱いを行うため、データ保護取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
2 取扱責任者は、課長等をもって充てる。
3 取扱責任者は、端末装置の正常な運営を確保するとともに、端末装置から出力される個人情報を厳正に管理しなければならない。
2 前項に規定する依頼書等は、システムを開発しようとする年度の前年度の9月末日までに提出しなければならない。ただし、緊急を要するときは、この限りでない。
2 保護管理者は、前項に規定する可否の決定にあたり必要があると認めるときは、湖西市行政戦略会議等設置規程(平成30年湖西市規程第4号)に規定する幹部会議に諮り意見を聴くことができる。
(平30規則27・一部改正)
(入出力帳票簿の提出)
第9条 前条第1項に規定する通知書により電算処理の承認を受けた所管課の長は、保護管理者と開発時期、開発方法、応援体制等について協議するとともに、必要とする入出力帳票を保護管理者の指定する期日までに提出しなければならない。
2 保護管理者は、前項の電算処理化が完了したときは、速やかに入出力帳票を返還しなければならない。
(システムの変更)
第10条 所管課の長は、システムを変更しようとするときは、システム変更依頼書(様式第4号)を保護管理者に提出しなければならない。
2 前項に規定する依頼書は、プログラムの新規作成を必要とするものについては、依頼期限の3か月前までに、その他のものは1か月前までに提出しなければならない。ただし、緊急を要するときは、この限りでない。
(プログラムの登録)
第11条 保護管理者は、電算処理に係るプログラムが完成したときは、各業務ごとにプログラム管理台帳に登録しなければならない。
2 前項に規定する台帳は、中央電子計算組織の磁気ディスク装置上で管理するものとする。
(中央電子計算組織の操作)
第12条 中央電子計算組織の操作は、所管課の長がそれぞれの業務について指定し、保護管理者が承認した者(以下「電算処理担当者」という。)が行うものとする。
2 保護管理者は、中央電子計算組織の操作について、適正に処理されているかを管理するとともに、その実績を記録する等の措置を講じなければならない。
3 第1項の規定にかかわらず、所管課の長は、保護管理者が特に認めた業務について、当該業務ごとに保護管理者が指定する電算主管課の職員にその操作を依頼することができる。
(業務報告)
第13条 保護管理者は、毎年度6月末までに、中央電子計算組織による処理業務の概要について総括管理者に報告しなければならない。
(電子計算機等の結合)
第14条 取扱責任者は、所管課以外に設置された電子計算機と通信回線により電子的に結合して電算処理を行うときは、保護管理者と協議してその目的以外に使用することがないよう必要な措置を講じなければならない。
(令5規則3・一部改正)
(端末装置の管理)
第15条 所管課に端末装置を設置したときは、その管理を当該所管課の取扱責任者が行わなければならない。
2 取扱責任者は、端末装置を使用するに際し、使用の範囲及び管理の方法についてあらかじめ保護管理者と協議しなければならない。
3 取扱責任者は、所管の端末装置を善良なる管理者の注意をもって管理するとともに、これによって処理されるデータについて他に漏れることのないよう充分な措置を講じなければならない。
4 取扱責任者は、端末装置及び使用データに損傷を与えた場合は、速やかに損傷状況報告書(様式第6号)により保護管理者に報告しなければならない。
5 取扱責任者は、必要に応じ、端末装置により処理された業務内容等を記録、保管しておかなければならない。
(端末装置取扱者)
第16条 取扱責任者は、所管する事務の一部を処理させるため、端末装置の取扱者(以下「端末取扱者」という。)を保護管理者の承認を得て所属職員の中から指名する。
2 保護管理者は、端末取扱者を承認する際、その者が識別できるとともに、その者の業務内容の取扱範囲を定めたコード(以下「識別コード」という。)を端末取扱者ごとに与えなければならない。
3 保護管理者は、端末装置を識別コード及びパスワードが符号した場合のみ使用できるようにするとともに、その使用状況を常に把握できるようにしておかなければならない。
4 端末取扱者は、端末装置の操作に必要なパスワードを他に漏らし、若しくは使用させ、又は第三者に端末装置の操作方法を教え、若しくは操作させてはならない。
5 端末取扱者は、前項のパスワードを必要に応じて変更し適切に管理しなければならない。
6 端末取扱者は、取扱責任者の指示を受けて端末装置を操作するとともに、これによって処理されるデータが他に漏れることのないよう厳重に注意しなければならない。
(端末装置の出力範囲)
第17条 端末装置から出力できる情報は、端末装置を設置する所管課が所掌する事務のうちから必要なものに限ることとし、端末取扱者ごとに保護管理者が定める。
(端末装置の操作日)
第18条 端末装置を操作する日は、湖西市職員の勤務時間、休暇等に関する条例(平成7年湖西市条例第5号)第3条第1項及び第9条に規定する日以外の日とする。
2 取扱責任者は、端末装置を操作する日以外の日において、端末装置を操作する必要があるときは、当該必要とする日の2週間前までに休日等端末操作依頼書(様式第7号)を保護管理者に提出しなければならない。
(電子計算機室の入室制限)
第19条 電算主管課職員及び電算処理担当者以外の者は、保護管理者の許可を受けなければ、電子計算機室(中央電子計算組織を設置している場所をいう。以下同じ。)に入室することができない。
2 電算主管課職員及び電算処理担当者は、電子計算機室に入室するに当たり、指紋情報等を登録するものとする。
3 保護管理者は、第1項に規定する入室許可及び電子計算機室入室用の指紋情報等の管理について、必要な措置を講じなければならない。
(入退室の記録)
第20条 保護管理者は、電子計算機室に入室した者の入退室の記録を保存しなければならない。
2 前項に規定する入退室の記録は、電子計算機室の扉の開閉を行った日時の記録及び電子計算機室出入り口付近の映像記録とする。
3 入退室の記録の保存期間は、6か月とする。
4 保護管理者は、電子計算機室の入退室において、法令、条例、規則等に反する行為があった場合は、第2項に規定する記録を証拠として用いることができる。
(ドキュメントの管理)
第21条 保護管理者及び取扱責任者は、ドキュメントを複写し、廃棄し、又は電子計算機室若しくはそれぞれの事務室以外に持ち出す場合は、その内容が第三者に漏えいすることがないよう、所定の場所に保管する等必要な措置を講じなければならない。
(入出力帳票等の処分)
第22条 保護管理者及び取扱責任者は、入出力帳票又はドキュメントで不必要となったものについて、速やかに裁断又は焼却等の復元できない方法により処分しなければならない。
(記録媒体の処分)
第23条 取扱責任者は、不必要又は使用不能となった記録媒体について、再生不能とする方法又は復元できない方法により処分しなければならない。
(事故防止)
第24条 保護管理者は、中央電子計算組織、電子計算機室等の火災その他の災害又はデータの漏えい、盗用、滅失、き損その他の事故を防止するため必要な措置を講じなければならない。
(電子計算組織機能停止時の措置)
第26条 保護管理者は、中央電子計算組織がその機能を停止したことにより端末装置を設置している所管課の事務に支障を及ぼすと認められるときは、直ちに取扱責任者に連絡し、必要な指示をするとともにその復旧に努め、前条に規定する報告書により総括管理者に報告しなければならない。
2 取扱責任者は、端末装置がその機能を停止したときは、直ちに前条に規定する報告書により総括管理者に連絡し、必要な指示を受けなければならない。ただし、軽易な場合は、この限りでない。
(業務の委託等)
第27条 処理業務の一部又は全部が次の各号の一に該当する場合には、電子計算組織による電算処理を外部に委託することができる。
(1) 湖西市以外の団体の業務処理と関連があり、統一的な処理をする必要がある場合
(2) 電算処理のため特定の機器を必要とする場合
(3) データパンチ等の入力媒体を作成する場合
(4) 外部に委託することが効果的である場合
(5) その他保護管理者が特に必要と認める場合
(1) データの機密保持に関する事項
(2) 再委託の禁止又は制限に関する事項
(3) 指示目的以外の使用及び第三者への提供禁止に関する事項
(4) データの複写及び複製の禁止に関する事項
(5) 事故発生時における報告義務に関する事項
(6) 立入調査その他関係資料の提示等に関する事項
(7) 各条項に違反した場合における契約解除等の措置及び損害賠償に関する事項
3 所管課の長は、前項の規定により委託契約を締結しようとするときは、委託業務の概要を添え、保護管理者に合議するものとする。
第28条 保護管理者は、電子計算組織の処理に関し要員の派遣を受ける場合には、必要に応じ派遣企業の責任者及び本人の双方から秘密保持データの適正な取り扱いに関する誓約書を提出させるとともに、本人に対しその身分に関する証明書を交付しなければならない。
(データの内部利用)
第29条 他の取扱責任者の所管に係るデータを使用しようとする所管課の長は、データ利用申請書(様式第10号)により当該データを管理する取扱責任者の承認を得なければならない。ただし、電算処理の結果が個人情報に当たらないと認められる場合は、この限りでない。
(データの外部提供)
第30条 データは、原則として外部には提供しないものとする。ただし、次の各号に掲げる場合で所管課の長がデータを外部に提供しようとするときは、利用目的、管理方法、提供方法等を記録しなければならない。
(1) 法令に特別の定めがある場合
(2) 市民の福祉向上又は公益のために必要であり、かつ、個人の秘密を侵害するおそれがないと認められる場合
(令3規則27・一部改正)
(外部電算使用)
第31条 電子計算組織の事故等やむを得ない場合は、保護管理者は所管課の長と協議し、外部の電子計算組織を使用することができる。
(事務の受託)
第32条 市長は、公益上の必要があって電算処理を受託するときは、受託期間、処理内容及び経費等を明記した契約書を締結しなければならない。
(補則)
第33条 この規則に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成22年3月19日規則第143号)
この規則は、平成22年3月23日から施行する。
附則(平成25年3月29日規則第25号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成30年3月30日規則第27号)
この規則は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和3年3月30日規則第18号)
この規則は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和3年4月20日規則第27号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(令和5年1月10日規則第3号)抄
(施行期日)
1 この規則は、令和5年4月1日から施行する。
(令3規則27・一部改正)
(平22規則143・一部改正)
(令3規則27・一部改正)
(令3規則27・一部改正)
(令3規則27・一部改正)
(令3規則27・一部改正)
(令3規則27・一部改正)
(令3規則27・一部改正)
(令3規則27・一部改正)
