○湖西市保有個人情報安全管理規程
令和6年2月6日
規程第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)並びに行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び湖西市個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年湖西市条例第39号。以下「番号条例」という。)に規定する保有個人情報の保護について、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語は、個人情報保護法、番号法及び番号条例において使用する用語の例による。
(総括保護管理者)
第3条 総括保護管理者(取り扱う保有個人情報が特定個人情報の場合は、「統括責任者」という。以下同じ。)は、総務部を主管する副市長(取り扱う保有個人情報が特定個人情報の場合は、企画部を主管する副市長)とし、市の保有個人情報の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(保護管理者)
第4条 保護管理者(取り扱う保有個人情報が特定個人情報の場合は、「保護責任者」という。以下同じ。)は、各所属長とし、各所属における保有個人情報の適切な管理を確保する任に当たる。
(保護担当者)
第5条 保護担当者(取り扱う保有個人情報が特定個人情報の場合は「事務取扱担当者」という。以下同じ。)は、保護管理者が指定する職員とし、各所属における保有個人情報の管理に関する事務を担当する。
(監査責任者)
第6条 監査責任者は、総務部長(取り扱う保有個人情報が特定個人情報の場合は、企画部長)とし、個人情報の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に自己点検又は監査を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
(保有個人情報の適切な管理のための委員会)
第7条 総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催する。
(教育研修)
第8条 総括保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各所属の現場における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を行う。
(職員の責務)
第9条 職員は、個人情報保護法、番号法及び番号条例の趣旨にのっとり、関連する法令、規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
(アクセス制限)
第10条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を必要最小限の職員等に限定するものとする。
2 アクセス権限を有しない職員等は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員等は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第11条 職員は、業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行うものとする。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) 前3号に掲げるもののほか、保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正)
第12条 職員は、保有個人情報の内容に誤りを発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正を行うものとする。
(媒体の管理)
第13条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、施錠等の措置を行うものとする。
2 電磁的記録による媒体を外部へ送付し、又は持ち出す場合は、原則としてパスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
(誤送付等の防止)
第14条 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信・誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認又はチェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第15条 職員は、保有個人情報又は記録媒体が不要となった場合は、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該記録媒体の廃棄を行わなければならない。
2 保有個人情報の消去又は媒体の廃棄を委託する場合には、必要に応じて職員が消去若しくは廃棄に立会い、又は写真等を付した消去若しくは廃棄に関する証明書を受け取る等の手段により委託先において消去又は廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第16条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じ、必要と認めるときは、台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(外的環境の把握)
第17条 保護管理者は、保有個人情報が外国において取り扱われる場合において、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じるものとする。
(アクセス制御)
第18条 保護管理者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下この条から第28条までにおいて同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合において、別に定めるパスワード等の管理に関する定めに従い、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第19条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、アクセス記録を必要に応じて分析するための必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第20条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(情報システムの管理者権限の設定)
第21条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を必要最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第22条 保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける複製した保有個人情報の処理)
第23条 職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うために複製を行う場合は、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。
(暗号化)
第24条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、必要と認めるときは、暗号化の措置を講ずる。
(記録機能を有する機器・媒体の端末への接続制限)
第25条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器・媒体の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止)
第26条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、必要に応じて端末の固定、執務室の施錠等の措置を講ずるものとする。
2 職員は、保護管理者が必要であると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部からの持ち込みをしてはならない。
(第三者の閲覧防止)
第27条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第28条 保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム室等の安全管理)
第29条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、望遠、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
(情報システム室等の入退管理)
第30条 保護管理者は、情報システム室等に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、要件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い若しくは監視設備による監視、外部電磁的記録媒体の持ち込み、利用若しくは持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。
2 保護管理者は、情報システム室等の入退に係る認証機能を設定するものとする。
3 保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
(契約書の作成)
第32条 委託契約の締結をするに当たっては、特記事項を契約書に添付するとともに、契約書中に受託者が特記事項を遵守する旨を記載するものとする。ただし、契約書中に特記事項に掲げる内容を直接記載することを妨げるものではない。
2 契約書の文面を受託者が作成する場合においては、特記事項に掲げる内容と同程度の内容が当該契約書に含まれているときは、特記事項の添付等を省略することができるものとする。
(委託先の管理体制等の確認)
第33条 委託契約の締結をするに当たっては、委託先における個人情報の取扱いに関する責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理の状況についての検査に関する事項を確認するため、委託先に対し、個人情報管理体制等報告書(様式第2号)の提出を求めるものとする。
(委託先の検査)
第34条 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性、内容及びその量を考慮し、必要と認める場合は、作業の管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理の状況について、実地検査により確認するものとする。
2 前項に規定する実地検査が難しい場合は、報告書を提出させる等の方法に代えることができるものとする。
(漏えい等発生時の報告)
第36条 職員は、保有個人情報の漏えい等安全管理の上で問題となる事案又は問題となるおそれを認識した場合には、別に定める基準に従い、直ちに初動対応を行わなければならない。
(法に基づく報告及び通知)
第37条 個人情報保護法又は番号法の規定に基づく個人情報保護委員会への報告又は本人への通知を要する漏えい等が発生した場合は、速やかに所定の手続きを行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力するものとする。
2 前項に規定する個人情報保護委員会への報告又は本人への通知を要しない場合であっても、別に定める基準に従い、事案の内容、影響等に応じて公表、本人への連絡等の措置を講ずるものとする。
(特定個人情報の取扱いに関する基本方針及び規程)
第38条 保護管理者は、取り扱う保有個人情報が特定個人情報の場合は、別に定める基本方針に基づき、特定個人情報の取得、収集・保管、提供及び削除・廃棄の各段階において共通する留意事項及び安全管理措置に関する規程を、特定個人情報を取扱う事務ごとに別に定めるものとする。
(情報セキュリティポリシー)
第39条 職員は、保有個人情報のうち情報セキュリティに関するものについては、湖西市情報セキュリティポリシーの内容を参酌し、個人情報の保護に関して複合的な視点により対策を講じるよう努めるものとする。
(補則)
第40条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
1 この規程は、令和6年3月1日から施行する。
2 湖西市保有個人情報の管理体制等に関する規程(令和5年湖西市規程第3号)は、廃止する。
