○湖西市公文書管理規程
令和6年3月19日
規程第4号
湖西市文書規程(昭和59年湖西市規程第2号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第13条)
第2章 方式等(第14条―第18条)
第3章 収受及び配布(第19条―第21条)
第4章 収受文書の処理(第22条・第23条)
第5章 起案及び回議(第24条―第30条)
第6章 決裁(第31条・第32条)
第7章 施行(第33条―第38条)
第8章 保管、保存及び廃棄(第39条―第46条)
第9章 補則(第47条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、文書事務について必要な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。
(1) 公文書 市の職員が職務上作成し、又は取得した書類、図画、写真及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、市の職員が組織的に用いるものとして保有しているものをいう。
(2) 文書管理システム 公文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他の公文書の管理に関する事務の処理を行い、総合的に管理するシステムをいう。
(3) グループウェアシステム 電子計算機を使用して職員間の情報伝達の迅速化及び効率化並びに情報の共有化を総合的に行うシステムをいう。
(4) 紙文書 書面、書類、文書、謄本、抄本、正本、副本、複本その他文字、図形等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物による公文書をいう。
(5) 電子文書 電磁的記録のうち、書式情報(公文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて磁気ディスク等に記録されているものをいう。
(6) 回議 決裁を受けるため、起案を回覧することをいう。
(7) 合議 事案が複数の部(部に準ずるものを含む。以下同じ。)又は課(課に準ずるものを含む。以下同じ。)に関係するとき、関係部又は関係課に回議をすることをいう。
(8) 決裁 市の意思を決定する権限を有する者が、事案の処理について最終的にその意思決定をすることをいう。
(9) 歴史的公文書 市政の重要事項に関わり、将来にわたって市の活動又は歴史を検証する上で重要な資料となり得る公文書をいう。
(公文書取扱いの原則)
第3条 職員は、審議又は検討の経緯その他の意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績について、合理的に跡付け、又は検証することができるよう、事案が軽微なものを除き、公文書を作成しなければならない。
2 公文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常に整理して事務の効率的な運営を確保するように努め、処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。
3 別に定めがある場合を除き、公文書の管理及び取扱いは、文書管理システムにより行うものとする。
(公文書の統制)
第4条 公文書の統制は、総務部総務課(以下「総務課」という。)で行う。
2 総務課長は、各課及び各出先機関(課に属する組織で当該組織の長が決裁の権限を有するものをいう。以下同じ。)の文書事務の処理状況に関して随時調査し、処理方法の改善について、必要な指導又は勧告をすることができる。
(係長以上の職務)
第6条 課長(課に準ずるものの長を含む。以下同じ。)は、課における文書事務について、迅速かつ適正に処理するよう職員を指導監督しなければならない。
2 課長代理(課長代理に準ずる者を含む。)及び係長(係長に準ずる者を含む。第27条において同じ。)は、課長の指導を受けて、所掌する事務に関する公文書の処理状況を明らかにし、事務処理の推進に努めなければならない。
(文書取扱員)
第7条 課長の文書事務を補佐するため、課に文書取扱員を置く。
2 文書取扱員は、課の職員の中から課長が指名する。
3 課長は、文書取扱員を指名し、又は変更したときは、総務課長に通知しなければならない。
(文書取扱員の職務)
第8条 文書取扱員は、上司の命を受けて、課における次に掲げる文書事務を処理し、その適正な管理及び運営に努めなければならない。
(1) 公文書の収受及び発送に関すること。
(2) 公文書の審査及び決裁の手続に関すること。
(3) 文書事務処理状況の調査及び処理の促進に関すること。
(4) 公文書の整理保管、保存、廃棄及び引継ぎに関すること。
(5) 公文書及び図書の管理に関すること。
(6) 文書管理の改善及び指導に関すること。
(7) 文書管理システムの利用に関すること。
(8) 前各号に掲げるもののほか、公文書の管理及び取扱いについて必要なこと。
(紙文書の電子文書化)
第9条 文書取扱員は、紙文書の電子文書化に努めるものとする。
2 紙文書の電子文書化は、当該紙文書に記載されている事項をスキャナ(これに準ずる画像読取装置を含む。)により読み取って作成した電子文書を文書管理システムに登録する方法により行うものとする。
3 前項の規定により紙文書の電子文書化を行った場合は、文書管理システムに登録された電子文書を正本とする。ただし、法令等の制約が存在する場合その他当該電子文書を正本とすることが適当でないと認められる場合は、この限りでない。
(公文書の種類)
第10条 公文書は、法規文書、公示文書、令達文書及び一般文書に区分する。
2 法規文書は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するもの
3 公示文書は、一定の事項を広く一般に周知させる必要がある場合に作成する公文書で、次のとおりとする。
(1) 告示 法令に告示をする旨の規定がある事項又は法令等の規定若しくは権限に基づき処分若しくは決定(法規文書及び次項第1号の規程の制定を含む。)をした事項を一般に知らせるもの
(2) 公告 法令に公告をする旨の規定がある事項その他一定の事項(前号の事項を除く。)を一般に知らせるもの
4 令達文書は、次のとおりとする。
(1) 規程 職員又は下級の行政機関に対する職務執行上の基本的事項に関する命令であって、公表する必要があるもの
(2) 訓令 前号の命令であって、公表する必要がないもの
5 一般文書は、法規文書、公示文書及び令達文書(以下「法規文書等」という。)以外の公文書とする。
(例規及び例規集への掲載)
第11条 法規文書、告示(第18条第2項に規定する告示に限る。)及び規程(以下これらを「例規」という。)は、湖西市例規集に掲載するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、例規(条例、規則及び規程を除く。以下この項において同じ。)が影響を与える者が一部の少数の者に限定されるとき、例規の施行期間が短期間であるときその他湖西市例規集に掲載する意義が得られないと総務課長及び主管の課長が認めるときは、当該例規を湖西市例規集に掲載しないことができる。
(例規審査)
第12条 例規の制定又は改廃をするときは、総務課及び例規審査委員会(湖西市例規審査委員会規程(平成26年湖西市規程第1号)第1条の湖西市例規審査委員会をいう。次項において同じ。)による審査を行うものとする。
(公文書の処理年度)
第13条 公文書処理の年度は、別に定めるものを除き、法規文書等にあっては1月1日から12月31日まで、一般文書にあっては4月1日から3月31日までとする。ただし、一般文書のうち総務課長が必要があると認めるものについては、この限りでない。
第2章 方式等
(表記、用語、公文書の在り方等)
第14条 公文書(職員が作成する公文書に限る。以下この章において同じ。)に用いる表記、用語、公文書の在り方等は、公用文作成の考え方(令和4年1月7日文化審議会建議)による。
(公文書記号及び番号)
第15条 公文書には、記号及び番号を付さなければならない。ただし、辞令、公告、賞状その他課長が記号及び番号を付すことが適当でないと認める公文書については、この限りでない。
2 一般文書の記号及び番号については、次に定めるところによる。
(1) 記号は、別表第1に定めるとおりとする。
(2) 番号は、文書管理システムに記録して付し、課ごとに年を通じて一連番号とする。ただし、同一事件に属する公文書にあっては、必要に応じ、枝番号を用い、「の1」、「の2」等とすることができるものとする。
(3) 前2号の規定にかかわらず、簡易な公文書にあっては、記号及び番号の記載を省略することができる。
3 法規文書等の記号は、その区分の上に市名を冠するものとし、番号は、法規番号簿(様式第1号)に記載して付し、年を通じて一連番号とする。
4 公示文書(公告を除く。)の記号は、その区分の上に市名を冠するものとし、番号は告示番号簿(様式第2号)に記載して付し、年を通じて一連番号とする。
(公文書の記名)
第16条 市から発する公文書の発信者名は、市長名(地方自治法第152条又は第153条の規定により職務代理又は臨時代理が行われる場合にあっては、職務代理者名又は臨時代理者名)とする。ただし、軽易なものについては、副市長名、部長名、課長名、市役所名、部名又は課名を用いることができる。
(公文書の日付)
第17条 公文書の日付は、当該公文書の施行の日とする。
(条例及び往復公文書の配字及び書式)
第18条 条例の配字及び書式は、別表第2によるものとする。
3 往復文書(照会、回答その他の市が他の官公庁、団体、私人その他特定の相手に対しある一定の事項について何らかの意思表示をする場合に発する公文書をいい、通知、報告その他の往復の形をとらないものを含む。以下同じ。)の配字及び書式は、別表第3によるものとする。ただし、これにより難いと課長が認めるものについては、この限りでない。
第3章 収受及び配布
(2) 書留、配達証明、内容証明その他特別送達による公文書 特別郵便収受簿(様式第3号)に所要事項を記載した後、宛先の課の職員に配布し、当該職員の氏名を特別郵便収受簿の受領者欄に記載させる。
2 宛先の課が明確でない公文書については、開封し、当該公文書の宛先の課(当該公文書が複数の課に関係するときは最も関係が深いと認める課)を判定した後、前各号に掲げる公文書の区分に応じ当該各号に定めるとおり処理する。
3 前項の公文書中に市で収受すべきでないものがあるときは、直ちに返却、転送その他必要な措置をとらなければならない。
4 第1項の公文書中に料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発送されたもの又は総務課長が必要があると認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払い収受することができる。
(総務課以外で受領した公文書の取扱い)
第20条 職員が出張先等で直接受け取った公文書又は各課で直接受領した公文書は、速やかに総務課に回付し、第19条の規定による手続をとらなければならない。
2 定例的若しくは慣例的な届出、申請書等又は一定帳票により直接主管課に提出された公文書、出先で職員(職員以外の者で職員を代理するとみなされるものを含む。以下この項において同じ。)が直接受領した公文書で当該職員が所属する課(職員以外のもので職員を代理するとみなされるものにあっては関係する課)が主管課であることが明瞭であるもの及び各課で直接受領した公文書で当該課が主管課であることが明りょうであるものは、前項の規定にかかわらず主管課で直接収受することができる。
(勤務時間外に到達した公文書の取扱い)
第21条 勤務時間外に市に到達した公文書の取扱いについては、守衛が収受し、遅滞なく総務課に引き継ぐものとする。
第4章 収受文書の処理
(公文書の収受)
第22条 課長は、収受文書(第19条の規定により配布され、課において受領した公文書をいう。)について、文書取扱員をして次に掲げる方法により処理するよう指示しなければならない。
(1) 文書管理システムに件名、当該収受文書を収受した日その他必要な情報を登録し、文書番号を取得し、供覧(決裁又は決定を要しない事案であるが、参考とするため又は指示を受けるため、上司、課の職員等の閲覧に供することをいう。以下この条において同じ。)すること。ただし、定例又は軽易と認められる公文書については、文書番号の取得を省略することができるものとする。
(2) 前項の規定にかかわらず、文書管理システムに登録し難いと認める収受文書にあっては、当該収受文書の余白に受付印を押印し、受付印の番号欄に前号の規定により文書管理システムで取得した文書番号を記載し、供覧すること。ただし、定例又は軽易と認められる公文書については、受付印の押印及び文書番号の記載を省略することができるものとする。
(3) 訴訟、審査請求等その収受の受付日時が、権利の得喪又は効力の得失に関係するものは、前2号の規定により取り扱うほか、到達時刻を記入し、開封の際、送付に用いられた封筒表面右側を裁断すること等により、消印が明白となるよう保存すること。
(4) 前3号の規定にかかわらず、保存期間が1年未満の受付文書は、グループウェアシステムを利用し、又は当該公文書の余白若しくは欄外を用いて、参考事項を付記することにより、供覧をすることができる。
(電子メール等の取扱い)
第23条 第19条第1項の規定にかかわらず、電子メールについては、各課で収受することができる。
2 文書取扱員は、電子メールを通じて送信された公文書については、所管に属するもののうち必要があると認められるものについて、文書管理システムに件名その他必要な事項を登録することにより事務担当者に引き継がなければならない。
3 文書取扱員は、受信した電子メール等に係る事務の主管課が当該電子メールを収受した課以外の課であるものについては、速やかにグループウェアシステム等を経由して、当該事務の主管課に送信するものとする。
第5章 起案及び回議
(1) 添付文書の全てが紙文書の場合 文書管理システムに紙文書に係る必要事項を入力し、添付目録(文書管理システムより出力し、印刷したものに限る。)を添えて起案する。
(2) 添付文書に電子文書と紙文書が混在する場合 文書管理システムに電子文書を登録し、紙文書にあっては文書管理システムに当該紙文書に係る必要事項を入力し、添付目録(文書管理システムより出力し、印刷したものに限る。)を添えて起案する。
2 前項の規定にかかわらず、保存期間が1年未満のものにあっては、グループウェアシステムを利用し、又は紙文書の余白に処理案を記載して処理することができるものとする。
(起案の作成)
第25条 前条の規定により起案する場合は、次に定めるところにより行うものとする。
(1) 起案は、1案件ごととする。ただし、同一性の事案については、一括処理するよう努めること。
(2) 湖西市専決規則(昭和59年湖西市規則第3号。以下「専決規則」という。)に定めるところにより決裁区分を表示すること。
(3) 標題は、できるだけ起案の要旨を明らかにすること。
(4) 本文、理由、経過及び参考事項の順に簡潔に記載し、できるだけ箇条書きにすること。
(5) 起案に当たって参考とした資料、参照とした法令、条文その他の参考事項は、努めて要旨を抜き書きし、又は関係書類を添付すること。
(6) 起案事項について経費を伴う場合は、経費の概算及び予算措置に関する事項を記載すること。
(回議)
第26条 回議は、当該回議の事案に関する事務の決裁区分に従い、起案者から順次直属の上司を経て決裁権者に回議し、決裁を受けるものとする。
(合議)
第27条 起案した文書の事案が他の部又は課に関係のあるものにあっては、次に定める手続により合議しなければならない。
(1) 課長の決裁権限に属するものにあっては、関係のある課長の合議を経て、主管の課長の決裁を受けること。
(2) 部長(部長に準ずる者を含む。以下同じ。)以上の決裁権限に属するものにあっては、次に掲げるところにより合議すること。
ア 部内の他課に関係があるものにあっては、関係のある課長の合議を経て、主管の課長及び部長の決裁を受けること。
イ 他部の課に関係があるものにあっては、関係のある課長及び部長の合議を経て、主管の課長及び部長の決裁を受けること。
2 前項の規定による合議が起案文書によるものである場合は、原則として関係する係長を経由するものとし、特に審査等を要するものについては、係の職員を経由するものとする。
3 第1項の規定にかかわらず、他の部又は課に関係のある事案であっても、あらかじめ他の部又は課において異議のないことが明らかであるもの又は既に承知されているものについては合議を省略することができる。
(同時合議)
第28条 緊急に決定を要する事件で複雑なものである場合又は合議課が多い場合は、前条第1項の規定にかかわらず、起案文書を同時に回覧し、又は関係する部長若しくは課長の会議をもって合議とすることができる。
(合議文書の処理)
第29条 合議を受けた公文書は、直ちに閲覧し、同意又は不同意を決定しなければならない。ただし、決定に日時を要するときは、その理由を主管の課長に通知しなければならない。
(合議した起案文書が否決された場合の処置)
第30条 合議した起案文書が否決されたとき、合議したときの趣旨と異なって決裁されたとき又はその内容が加除補正されたときは、その理由を付して当該合議をした部長又は課長に通知しなければならない。
第6章 決裁
(決裁)
第31条 決裁者は、起案文書の回付を受けたときは直ちに査閲し、可否を決定しなければならない。
第7章 施行
(施行)
第33条 事案が決裁されたときは、直ちに施行の手続をとらなければならない。ただし、直ちに施行することができないものについては、上司の指示を受けるものとする。
2 処理担当者は、回付された決裁済みの公文書のうち、法規文書等及び議会の議決を要する公文書(次項において「議案文書」という。)は、総務課長に速やかに送付しなければならない。
3 総務課長は、前項の規定により送付を受けたときは、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 法規文書等は、告示番号簿に登録したのち、公布等の手続をとること。
(2) 議案文書は、議会に提出の手続をとること。
4 前項に規定するもののほかは、それぞれの主管課において施行する。
(浄書)
第34条 決裁を受けた公文書は、起案者が当該公文書を浄書し、当該公文書と当該事案に係る起案文書を照合するものとする。
(公印)
第35条 次に掲げる公文書は、湖西市公印規程(昭和36年湖西市規程第1号)第9条に定めるところにより、公印を押印しなければならない。
(1) 契約書その他の公文書で、法令等により押印が規定されているもの
(2) 行政処分に係る公文書等の法的効果を伴うもの
(3) 表彰状等慣行上公印の押印が必要とされているもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、公印の押印が必要であると市長が認めたもの
(発送)
第36条 発送する公文書は、主管課において文書管理システムに必要な事項を記録した上で、次に定めるところにより処理し、文書取扱員がとりまとめて総務課に提出するものとする。
(1) 所定の封筒又ははがきの表面に送付先を明確に記載し、封筒は封かんすること。
(2) 小包その他の特別の包装を必要とするものは、荷造りすること。
(3) 発送の際特別の扱いをする必要のあるものは、その表面に速達、書留、親展、配達証明等必要な表示をすること。
(1) 公文書が大量で直接郵便局等へ持ち込むことが適当であると主管の課長が認める場合又は急を要すると主管の課長が認める公文書を発送する場合 郵便切手による支払その他の郵便料金後納扱いによらない方法により、主管課が自ら発送することができるものとする。
(2) ファクシミリにより送付することが適当であると主管の課長が認める場合 主管課が自らファクシミリにより発送することができるものとする。
(3) 電子メールにより送付することが適当であると主管の課長が認める場合 主管課が自ら電子メールにより発送することができるものとする。
(4) 公文書の発送先である相手方に直接渡すことが適当であると主管の課長が認める場合 主管課の職員が自ら、又は他課の職員に託して、相手方に直接出向いて渡すことができるものとする。
(勤務時間外等の発送)
第38条 勤務時間外並びに日曜日、土曜日及び休日には、公文書の発送は行わない。ただし、急を要する公文書を発送しようとするときは、あらかじめ総務課長の承認を受け、主管課が自ら発送することができる。
第8章 保管、保存及び廃棄
(文書科目分類表)
第39条 主管の課長は、別表第4に規定する区分に従い、簿冊(相互に密接な関連を有する公文書を保管又は保存するために一の集合物にまとめたものをいう。以下同じ。)を分類するとともに、名称を付し、保存期間及び保存期間の満了する日を定め、総務課長及び当該簿冊が関係する課と協議の上、文書科目分類表を作成し、又は訂正しなければならない。
(公文書の整理及び編集)
第40条 完結した公文書(保存期間が1年未満の期間のものを除く。)は、能率的な事務又は事業の処理及び公文書の適切な保存に資するよう単独で管理することが適当であると認めるものを除き、適時に、次により相互に密接な関連を有する公文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を1件ごとに起案から完結に至るまで、順次一括して整理し、及び編集して簿冊にまとめなければならない。
(1) 簿冊は、文書科目分類表に定める細分類ごとに分類し、施行年月日の順に整理編集をすること。
(2) 2以上の分類に関連する公文書は、関係の最も深い類目に整理編集をすること。
(3) 2以上の公文書が保存期間等の分類を異にする場合において、相互に極めて密接な関係があり分離し難いときは、それらの公文書の属する簿冊のうち、保存期間が長期のものに一連の公文書として整理編集をすること。
(保存期間の起算)
第41条 簿冊の保存期間は、当該簿冊が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、簿冊の処理年度を暦年とすることが当該公文書の適切な管理に資すると主管の課長が認める場合にあっては、当該簿冊に係る公文書を作成し、又は取得した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、常用の簿冊の保存期間は、その常用期間が終了した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。
(1) 現に監査、検査等の対象になっている公文書を含む簿冊 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされる公文書を含む簿冊 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している審査請求等における手続上の行為をするために必要とされる公文書を含む簿冊 当該審査請求等に対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 湖西市情報公開条例(平成12年湖西市条例第37号)に基づく開示又は個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に基づく開示、訂正若しくは利用停止請求があった公文書を含む簿冊 請求に対する決定の日の翌日から起算して1年間
2 主管の課長は、保存期間が満了した簿冊について、その職務の遂行上必要があると認めるときには、その必要の限度において一定の期間を定めて当該簿冊の保存期間を延長することができる。
(移管又は廃棄の定め)
第43条 文書取扱員は、別表第5に規定する歴史的公文書選別基準に基づき、簿冊について、保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了前のできるだけ早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、当該簿冊が歴史的公文書に該当する場合にあっては、歴史的公文書として選別する旨を、それ以外のものにあっては廃棄する旨を定め、文書管理システムに入力しなければならない。
(紙文書の保存)
第44条 紙文書は、主管課において保存する。
(公文書の廃棄)
第45条 文書取扱員は、保存期間が満了した簿冊について、主管の課長が廃棄文書の確認後、次条の規定により歴史的公文書として選別したものを除き、消去、溶解等の方法により廃棄するものとする。
(歴史的公文書の選定及び移管)
第46条 主管の課長は、保存期間が満了した公文書のうち、歴史的公文書を、別表第5に規定する歴史的公文書選別基準により選別するものとする。
2 前項の規定により選別された歴史的公文書は、総務課長が指定する場所に保管するものとする。
第9章 補則
(補則)
第47条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
1 この規程は、令和6年4月1日から施行する。
別表第1(第15条関係)
部等 | 課等 | 文書記号 |
総務部 | 総務課 | 湖総務 |
財政課 | 湖総財 | |
契約検査室 | 湖総契 | |
税務課 | 湖総税 | |
企画部 | 企画政策課 | 湖企画 |
秘書広報課 | 湖企秘 | |
DX推進課 | 湖企D | |
資産経営課 | 湖企資 | |
環境部 | 環境課 | 湖環境 |
廃棄物対策課 | 湖環廃 | |
下水道課 | 湖環下 | |
健康福祉部 | 地域福祉課 | 湖健福 |
高齢者福祉課 | 湖健高 | |
健康増進課 | 湖健康 | |
こども未来部 | こども政策課 | 湖こ政 |
こども未来課 | 湖こ未 | |
市民安全部 | 危機管理課 | 湖市危 |
市民課 | 湖市民 | |
保険年金課 | 湖市保 | |
新居支所 | 湖市新 | |
産業部 | 文化観光課 | 湖産文 |
産業振興課 | 湖産振 | |
都市整備部 | 土木課 | 湖都土 |
都市計画課 | 湖都計 | |
建築住宅課 | 湖都建 | |
会計課 | 湖会 | |
消防本部 | 消防総務課 | 湖消総 |
予防課 | 湖消予 | |
警防課 | 湖消警 | |
消防署 | 湖消署 |
備考 課長は、番号に出先機関又は係の名称の一部等を付けることができる。
別表第4(第39条関係)
区分 | 文書の類型 | 保存期間 | 保存期間満了時の原則的な措置 |
1 市の総合計画又は基本方針に関する文書 | 市の施策に係る基本方針又は長期にわたる計画の策定又は変更及びその経緯に関する文書 | 30年 | 移管 |
2 市の廃置分合又は境界変更に関する文書 | 市の廃置分合又は境界変更の経緯に関する文書 | 30年 | 移管 |
3 事務又は事業の計画に関する文書 | 県との間における権限の委譲の経緯に関する文書 | 30年 | 移管 |
連携、協力等に係る協定、覚書等の締結及びその経緯に関する文書で、10年を超えて利用することが見込まれるもの | 30年 | 延長、移管又は廃棄 | |
事務又は事業の計画又は実施に関する文書で、10年を超えて利用することが見込まれるもの | 30年 | 移管又は廃棄 | |
事務又は事業の計画又は実施に関する文書で、10年を超えて利用することが見込まれないもの | 10年 | ||
事務又は事業の計画又は実施に関する文書で、5年を超えて利用することが見込まれないもの | 5年 | ||
事務又は事業の計画又は実施に関する文書で、3年を超えて利用することが見込まれないもの | 3年 | ||
事務又は事業の計画又は実施に関する文書で、1年を超えて利用することが見込まれないもの | 1年 | ||
4 条例又は規則の制定及び改廃に関する文書 | 条例又は規則の制定又は改廃に係る立案、外部との協議、決定、公布等に関する文書及び解釈基準又は運用方針の策定に関する文書 | 30年 | 移管 |
条例又は規則の審査に関する文書 | 3年 | 廃棄 | |
5 告示又は公告に関する文書 | 告示に関する文書 | 10年 | 移管 |
公告に関する文書 | 5年 | 廃棄 | |
6 議案、議決書等議会に関する文書 | 議案又は報告案の決定に関する文書 | 30年 | 移管 |
議会の招集、議決又は会議の結果に関する文書 | 30年 | 移管 | |
常任委員会に提出する資料その他議会に関する文書 | 10年 | 廃棄 | |
7 組織、職員の定数、出資団体等に関する文書 | 組織改正、職員の定数、職制、事務分掌等に関する文書(組織所管課が作成する文書に限る。) | 30年 | 移管又は廃棄 |
附属機関等の設置又は運営に関する文書で、10年を超えて利用することが見込まれるもの | 30年 | 移管又は廃棄 | |
市の出資団体の設立、定款又は寄付行為の制定又は変更、役員任免、解散等に関する文書で、10年を超えて利用することが見込まれるもの | 30年 | 移管 | |
組織編成の変更、職員の定数、職制、事務分掌等に関する文書(各所属で作成した文書に限る。) | 5年 | 廃棄 | |
附属機関等の設置又は運営に関する文書で、5年を超えて利用することが見込まれないもの | 5年 | 廃棄 | |
市の出資団体等に関する文書 | 5年 | 廃棄 | |
8 職員の人事に関する文書 | 職員(非常勤職員及び臨時的任用職員を除く。)の経歴、選考試験、採用、異動、任免又は退職に関する文書(人事所管課が作成する文書に限る。) | 30年 | 廃棄 |
地方公務員法(昭和25年法律第261号)第3条第3項第1号の規定により就任について公選又は議会の選挙、議決若しくは同意によることを必要とする職に該当する職員の身分、進退、賞罰、任免等人事に関する文書 | 30年 | 移管 | |
職員の分限又は懲戒の経緯及び決定に関する文書 | 30年 | 廃棄 | |
職員の病気休暇、休職に関する文書 | 30年 | 廃棄 | |
市長又は副市長の事務の引継ぎ関する文書 | 30年 | 移管 | |
職員の給料、手当、労務等に関する文書 | 5年 | 廃棄 | |
職員の人事評価に関する文書(人事所管課が作成する文書に限る。) | 5年 | 廃棄 | |
職員の勤務時間、休暇等服務に関する文書 | 5年 | 廃棄 | |
非常勤特別職職員、会計年度任用職員又は臨時的任用職員の採用、任免又は退職に関する文書 | 5年 | 廃棄 | |
職員の福利厚生に関する文書 | 5年 | 廃棄 | |
職員の採用、任免、退職、異動、人事評価等の内申に関する文書(各所属で作成する文書に限る。) | 3年 | 廃棄 | |
市長及び副市長以外の職員の事務の引継ぎに関する文書 | 1年 | 廃棄 | |
9 訴訟又は審査請求等に関する文書 | 訴訟の提起及びその経過に関する文書 | 30年 | 移管又は廃棄 |
不服申立てに関する審理、諮問、裁決、関係者への通知等に関する文書 | 30年 | ||
調停、あっせんその他紛争解決方法の実施に関する文書 | 30年 | ||
10 請願、陳情、要望等に関する文書で、重要な文書 | 市が国又は県に対して行う要望に関する文書(定例的な文書を除く。) | 30年 | 移管又は廃棄 |
関係団体から提出される重要な要望に関する文書 | 30年 | ||
重要な請願、陳情、要望等への対応に関する文書 | 30年 | ||
市が国又は県に対して行う定例的な要望に関する文書 | 5年 | 廃棄 | |
関係団体から提出される軽易な要望に関する文書 | 5年 | 廃棄 | |
軽易な請願、陳情、要望等への対応に関する文書 | 5年 | 廃棄 | |
11 権利義務その他法律関係の設定、変動等に関する文書 | 許可、認可、決定、指定等の決定及びその経緯に関する文書で、5年を超えて利用することが見込まれるもの | 30年 | 延長又は廃棄 |
相手方の権利義務に関わる命令又は不利益な処分の決定及びその経緯に関する文書で、5年を超えて利用することが見込まれるもの | 30年 | 移管又は廃棄 | |
行政代執行の決定及びその経緯に関する文書 | 30年 | ||
税の徴収に係る財産調査、滞納処分に関する文書 | 10年 | 廃棄 | |
許可、認可、決定、指定等の決定及びその経緯に関する文書で、5年を超えて利用することが見込まれないもの | 5年 | 廃棄 | |
12 申請、報告又は届出に関する文書で、重要なもの | 個人又は団体から提出される報告、届出等に関する文書で、5年を超えて利用することが見込まれるもの | 30年 | 廃棄 |
市が行う報告、届出等に関する文書で、5年を超えて利用することが見込まれるもの | 30年 | 廃棄 | |
個人又は団体から提出される報告、届出等に関する文書で、5年を超えて利用することが見込まれないもの | 5年 | 廃棄 | |
市が行う報告、届出等に関する文書で、5年を超えて利用することが見込まれないもの | 5年 | 廃棄 | |
13 予算、決算その他財務に関する文書で、重要な文書 | 予算書編又は決算書に関する文書 | 30年 | 移管 |
起債に関する文書(財政所管課が作成する文書に限る。) | 30年 | 移管 | |
予算の編成又は査定に関する文書(財政課が作成する文書に限る。) | 5年 | 廃棄 | |
予算の執行又は繰越しに関する文書(財政所管課が作成する文書に限る。) | 5年 | 廃棄 | |
起債に関する文書(各所属で作成する文書に限る。) | 5年 | 廃棄 | |
予算要求に関する文書(各所属で作成する文書に限る。) | 3年 | 廃棄 | |
予算の執行又は繰越しに関する文書(各所属で作成する文書に限る。) | 3年 | 廃棄 | |
決算統計の作成のための資料となる文書(各所属で作成する文書に限る。) | 5年 | 廃棄 | |
基金の積立て、取崩し又は管理に関する文書 | 5年 | 廃棄 | |
監査委員が実施する監査に関する文書 | 5年 | 廃棄 | |
14 出納に関する文書 | 収入又は支出に関する文書 | 5年 | 廃棄 |
湖西市会計規則(昭和53年湖西市規則第53号)に規程する帳簿、帳票等 | 5年 | 廃棄 | |
歳入歳出外現金に関する文書 | 5年 | 廃棄 | |
物品の管理に関する文書 | 5年 | 廃棄 | |
収入証紙に関する文書 | 5年 | 廃棄 | |
分任出納員等の任免に関する文書 | 5年 | 廃棄 | |
15 契約、発注等に関する文書 | 契約の締結(契約書を作成しない場合を含む。)及びその経緯に関する文書で、10年を超えて利用することが見込まれるもの | 30年 | 延長、移管又は廃棄 |
契約の締結(契約書を作成しない場合を含む。)及びその経緯に関する文書で、5年を超えて利用することが見込まれるもの | 10年 | ||
契約の締結(契約書を作成しない場合を含む。)及びその経緯に関する文書で、契約期間満了後、5年を超えて利用することが見込まれないもの | 5年 | ||
16 公有財産の取得、管理又は処分等に関する文書 | 公有財産の取得又は処分に関する文書で、10年を超えて利用することが見込まれるもの | 30年 | 移管又は廃棄 |
庁舎等市有財産又は市が管理する国有財産の管理に関する文書で、10年を超えて利用することが見込まれるもの | 30年 | ||
指定管理制度又は公共施設等運営事業の導入又は実施の決定及びその経緯に関する文書で、10年を超えて利用することが見込まれるもの | 30年 | ||
公有財産の取得又は処分に関する文書で、10年を超えて利用することが見込まれないもの | 10年 | ||
庁舎等市有財産又は市が管理する国有財産の管理に関する文書で、10年を超えて利用することが見込まれないもの | 10年 | ||
指定管理制度又は公共施設等運営事業の導入又は実施の決定及びその経緯に関する文書で、10年を超えて利用することが見込まれないもの | 10年 | ||
17 補助金等に関する文書 | 補助金に関する要綱等の制度の制定又は改廃の決定及びその経緯に関する文書で、5年を超えて利用することが見込まれるもの | 10年 | 廃棄 |
補助金の執行の決定及びその経緯に関する文書で、5年を超えて利用することが見込まれるもの | 10年 | 廃棄 | |
補助金に関する要綱、要領等制度の制定又は改廃の決定及びその経緯に関する文書で、5年を超えて利用することが見込まれないもの | 5年 | 廃棄 | |
補助金の執行の決定及びその経緯に関する文書で、5年を超えて利用することが見込まれないもの | 5年 | 廃棄 | |
18 市が行う調査研究、統計等に関する文書 | 市が行う統計調査等の実施方針、調査項目の選定、資料の収集、調査結果の集計、調査結果に基づく対応等に関する文書で、5年を超えて利用することが見込まれるもの | 30年 | 移管又は廃棄 |
市が実施する調査研究の経緯、実施方針、成果等に関する文書で、5年を超えて利用することが見込まれないもの | 30年 | ||
市が行う統計調査等の実施方針、調査項目の選定、資料の収集、調査結果の集計、調査結果に基づく対応等に関する文書で、5年を超えて利用することが見込まれないもの | 5年 | ||
市が実施する調査研究の経緯、実施方針、成果等に関する文書で、5年を超えて利用することが見込まれるもの | 5年 | ||
19 広報及び広報の作成のために収集した文書 | 市の発行する重要な広報誌及び当該広報誌の発行のために収集した写真等の資料 | 5年 | 移管 |
20 寄附又は贈与の受納に関する文書 | 寄附又は贈与の受納の経緯に関する文書及びふるさと納税に関する文書 | 5年 | 廃棄 |
21 叙勲、褒章及、表彰等に関する文書 | 叙勲、褒章等に関する文書 | 30年 | 移管又は廃棄 |
表彰・感謝状等の授与に関する文書 | 30年 | 移管又は廃棄 | |
22 法令等の規定により保存期間が定められている文書 | 法令、取扱指示書、契約その他の規定に基づき10年を超えて保存が必要とされるもの | 30年 | 廃棄 |
法令、取扱指示書、契約その他の規定に基づき5年以上かつ10年を超えて利用することが見込まれない文書 | 10年 | 廃棄 | |
法令、取扱指示書、契約その他の規定に基づき5年を超えて利用することが見込まれない文書 | 5年 | 廃棄 | |
23 通知、照会等に係る文書 | 国、県その他外部から発出される通知又は照会に対する回答に関する文書で、3年を超えて利用することが見込まれるもの | 5年 | 廃棄 |
県が開催する担当者会議、研修会、説明会その他事務の周知又は説明を目的とする会議等に関する文書 | 5年 | 廃棄 | |
市の内部における事務の取扱いに関する通知、照会等に関する文書(当該事務の所管課が作成するものに限る。)で、3年を超えて利用することが見込まれるもの | 5年 | 廃棄 | |
後援又は共催に関する文書 | 5年 | 廃棄 | |
国、県その他外部から発出される通知又は照会に対する回答に関する文書で、3年を超えて利用することが見込まれないもの | 3年 | 廃棄 | |
市の内部における事務の取扱いに関する通知、照会等に関する文書で、1年を超えて利用することが見込まれないもの | 3年 | 廃棄 | |
国、他の都道府県その他外部から発出される通知又は照会に対する回答に関する文書で、1年を超えて利用することが見込まれないもの | 1年 | 廃棄 | |
市の内部における事務の取扱いに関する通知、照会等に関する文書で、1年を超えて利用することが見込まれないもの | 1年 | 廃棄 | |
通知、照会等に関する文書で、その後利用することが見込まれないもの | 1年未満 | 廃棄 | |
24 日常的な業務連絡に関する文書 | 事務の案内、日程に関する連絡、資料等の送付に係る文書 | 1年未満 | 廃棄 |
25 正本、原本の写しその他代替物が別に保存されている文書 | 事務を担当する所属等において正本又は原本が保管されている文書の写し | 1年未満 | 廃棄 |
説明を行うため又は資料を作成するための材料とした文書で、その後利用する見込みのないもの | 1年未満 | 廃棄 | |
意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書 | 1年未満 | 廃棄 | |
印刷の校正に関する書類 | 1年未満 | 廃棄 | |
26 その他の文書 | 市民の利益、生活への影響の程度、事務の必要性等の観点から、事務の内容及び経緯についての説明、検証、管理、参照等のため、10年を超えて組織的に利用することが見込まれる文書 | 10年 | 移管又は廃棄 |
市民の利益、生活への影響の程度、事務の必要性等の観点から、事務の内容及び経緯についての説明、検証、管理、参照等のため、5年を超えて組織的に利用することが見込まれない文書 | 5年 | ||
市民の利益、生活への影響の程度、事務の必要性等の観点から、事務の内容及び経緯についての説明、検証、管理、参照等のため、1年を超えて組織的に利用することが見込まれない文書 | 1年 |
別表第5(第43条、第46条関係)
歴史的公文書選別基準
区分 |
1 市の総合計画及び基本方針に関するもの 2 特に重要な事務及び事業の計画及び実施に関するもの 3 市の廃置分合、境界変更及び行政区画に関するもの 4 条例及び規則の制定及び改廃に関するもの 5 議案、議決書その他議会に関するもので特に重要なもの 6 褒賞、表彰等に関するもので重要なもの 7 市長等の事務引継ぎに関するもの 8 職員の身分、進退、賞罰、任免その他人事に関するもので重要なもの 9 公有財産の取得、管理及び処分等に関するもので重要なもの 10 予算及び決算に関するもので重要なもの 11 許認可その他行政処分に関するもので重要なもの 12 訴訟及び審査請求に関するもので重要なもの 13 請願、陳情、要望等に関するもので重要なもの 14 審議会、審査会その他重要な会議に関するもの 15 調査研究、統計等に関するもので重要なもの 16 制度又は組織の新設又は改廃に関するもので重要なもの 17 公共施設(現存しない公共施設を含む。)の建築等に関するもの 18 広報及び広報の作成のために収集したもの 19 市史及びその編集上必要なもの 20 市内の史跡、文化財等に関するもの 21 市の行事・事件、市政又は市民生活に関するもので重要なもの 22 重要な事件、行事その他市政及び社会情勢を反映するもの 23 昭和30年の合併以前の旧町村で作成し、又は取得したもの 24 その他歴史的価値があると認められるもの |
